Gemeente Dilbeek: een innovatieve arbeidsorganisatie

De gemeente Dilbeek heeft meer dan 700 werknemers verspreid over verschillende entiteiten. Om beter opgewassen te zijn tegen de uitdagingen van een snel veranderende wereld, had de gemeente een duidelijk plan: de principes van de innovatieve arbeidsorganisatie toepassen. Met primaire zelfregulerende teams, nauwe samenwerking en maximale verantwoordelijkheid.

Wil je alles te weten komen over het Dilbeek-project? Ontdek het volledige verhaal.

Nieuwe rol in een snel veranderende wereld

Een snel evoluerende regelgeving, nieuwe technologieën en een evoluerende bevolking die steeds meer inspraak wil … Externe veranderingen stelden de gemeente voor grote uitdagingen. Om bij te blijven moest de organisatie met een beperkt budget flexibeler, wendbaarder en creatiever worden.

Vroeger had de gemeente moeite om het tempo van deze veranderingen bij te houden omdat haar teams in silo’s werkten, de processen gefragmenteerd waren en er een gebrek aan samenwerking was. Daarom besloot Dilbeek de organisatie te transformeren volgens de principes van de innovatieve arbeidsorganisatie. Technologie vormt een belangrijke hefboom in dat hele proces.

Van een gecentraliseerde dienstverlening naar een proactief hr-beleid

Dilbeek formuleerde duidelijke doelstellingen:

• Processen digitaliseren.
• Tools gebruiken om de visie te ondersteunen.
• Maatwerk mogelijk maken met behulp van tools.
• Een procesgerichte organisatie mogelijk maken door samenwerking.

Hierdoor moest de hr-afdeling haar visie herzien en evolueren van een dienstverlener naar een proactieve hr-partner die de primaire teams in elke afdeling ondersteunt. Zo zou het wervingsproces niet langer uitsluitend via hr gebeuren, maar ook binnen de teams, door de teamleaders zelf. Daarom wordt van hr verwacht dat het de juiste informatie, tools en ondersteuning biedt aan de teams.

Gecentraliseerde loonadministratie, ondersteund door digitale tools

Voor haar hr-aanpak koos Dilbeek voor SAP SuccessFactors. De gemeente ging in zee met Flexsofor People om haar hr-processen te digitaliseren en te transformeren.

De implementatie bestond uit twee hoofdfasen.

1. Uniformisering loonadministratie en tijdsregistratie
   Door de oude werkwijze waren uiteenlopende systemen voor loonadministratie en tijdsregistratie ontstaan bij de verschillende entiteiten binnen de gemeente. De eerste stap bestond erin die processen te uniformiseren en te integreren, zodat de tijdsregistratie automatisch en rechtstreeks gekoppeld werd aan het loonadministratieproces.
   
2. Implementatie van ondersteunende hr-tools
   Vervolgens was het tijd om de juiste tools in te voeren om de nieuwe ondersteunende rol van de hr-afdeling mogelijk te maken.
   Deze taken werden onderverdeeld in drie domeinen:
   - werving en selectie
   - prestatiebeheer
   - opleiding

Een wendbaarder, datagericht rekruteringsproces

Werving en selectie waren de eerste processen die werden gedigitaliseerd. Met SAP SuccessFactors kunnen kandidaten via een gecentraliseerde databank een profiel aanmaken en op de hoogte blijven van de status van hun wervingsproces. Dat zorgt niet alleen voor een efficiënter wervingsproces, maar maakt ook gegevensanalyse mogelijk. Dankzij inzichtelijke rapporten kunnen de gegevens van het platform makkelijk omgezet worden in snelle, onderbouwde bedrijfsbeslissingen. Aangezien ook de primaire teams het systeem en de rapporteringstools kunnen gebruiken, hoeft hr geen bottleneck meer te zijn en wordt rekrutering een gedeeld proces voor alle betrokken teams.

De volgende stappen in het digitaliseringsproces van Dilbeek? Tools voor prestatiebeheer implementeren en opleidingen organiseren. Maar de positieve transformatie bij de gemeente is al is duidelijk.