Commune de Dilbeek: la technologie comme levier de l’organisation innovante du travail

Lorsque la commune de Dilbeek (Belgique) a décidé d’adopter les principes de l’organisation innovante du travail, elle a rapidement réalisé que disposer des technologies adaptées jouerait un rôle essentiel dans le processus. En collaboration avec Flexso for People, la municipalité s’est lancée dans la transformation de l’environnement IT de ses RH avec SAP SuccessFactors.

Dilbeek Success Factors low

La commune de Dilbeek avait une vision claire quant au futur de son organisation du travail. Fort de plus de 700 employés, le « Groupe Dilbeek » est composé de nombreuses entités au sein de la municipalité. Pour relever les défis associés à un environnement en constante évolution, le groupe s’est mis à appliquer les principes de l’organisation innovante du travail fondés sur des équipes de base autorégulées, une étroite collaboration et une responsabilisation maximale.

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Environnement en constante évolution et nouveaux rôles

Des réglementations qui évoluent, de nouvelles technologies et une population en mutation qui souhaite participer davantage aux processus démocratiques... Les changements extérieurs à l’organisation représentaient de véritables défis pour la commune. Pour y faire face, elle se devait d’être flexible, prompte à s’adapter et plus créative que jamais malgré des budgets limités.

Dilbeek était cependant aux prises avec la rapidité des changements en raison de son ancien mode de fonctionnement. Les équipes cloisonnées, les processus fragmentés et un manque de collaboration entravaient sa capacité à gérer ces mutations. C’est pourquoi la ville a décidé de se transformer selon les principes de l’organisation innovante du travail, la technologie étant un important levier dans ce processus.

Des RH basées sur un service centralisé à une politique RH proactive

Dilbeek a clairement défini les objectifs de son initiative de numérisation :

  • Numériser les processus
  • Utiliser des outils pour soutenir sa vision
  • Utiliser des outils permettant un travail personnalisé
  • Collaborer pour créer une organisation axée sur les processus

Pour le service des RH, cela impliquait de redéfinir leur vision pour passer d’un centre de service à un partenaire RH proactif jouant un rôle de soutien des équipes de base de chaque département. Par exemple, le recrutement ne serait plus uniquement l’apanage des RH, mais également celui des équipes et des responsables d’équipes. Les RH seraient dès lors appelées à fournir les informations, le soutien et les outils adéquats à ces équipes.

Le service de paie au centre, aidé par des outils numériques

Une fois cette nouvelle vision des RH définie, Dilbeek a choisi SAP SuccessFactors et a conclu unpartenariat avec Flexsofor People pour numériser et transformer ses processus RH.

La mise en œuvre a été subdivisée en deux phases principales.

  1. L’unification du service de paie et du pointage
    Dans l’ancien système, les diverses entités de la commune utilisaient différents systèmes de paie et de pointage. La première étape fut d'unifier ces processus et de les intégrer de sorte que les pointages soient directement et automatiquement connectés aux processus de paie.
  2. Mise en œuvre des outils RH de soutien
    Une fois le service de paie et les pointages intégrés, la phase suivante consistait à introduire les outils adéquats pour que le département des RH puisse jouer son nouveau rôle de soutien des équipes spécialisées. Ces tâches ont été réparties en trois catégories :
    - Recrutement et sélection
    - Performances
    - Apprentissages

Un recrutement orienté données pour une agilité accrue

Le recrutement et la sélection ont été les premiers processus numérisés. Grâce à SAP SuccessFactors, une base de données centralisée permet aux candidats de créer un profil et de suivre le processus de recrutement. Cela permet d’obtenir un processus de recrutement plus efficacepropice à l’analyse des données. Grâce à des rapports pertinents, les données de la plateforme sont aisément converties en décisions d’entreprise rapides et informées. Comme les équipes de base disposent de ce système et utilisent aussi les outils de rapport, les RH ne sont pas un service à sens unique et le recrutement devient un processus partagé par toutes les équipes concernées.

Les prochaines étapes de la numérisation de Dilbeek se concentreront sur la mise en œuvre des outils d’apprentissage et de performance. Mais même à ce stade précoce, il est évident que les mesures prises ont amélioré son organisation du travail.

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Rédigé par

Goedele Swannet

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