Een digitale loonmotor voor Farys, helemaal in eigen beheer
Toen het Belgische waterbedrijf Farys een nieuw payroll-systeem nodig had, stonden ze voor een dilemma. Moesten ze de ontwikkeling aan hun vertrouwde HR-dienstverlener toevertrouwen of hun payrollbeheer volledig herzien? Samen met Flexso ontwikkelden ze een interne looncalculator op basis van SAP – en ze zijn meer dan tevreden met het resultaat.
Overheidsorganisatie Farys staat in voor de drinkwatervoorziening aan burgers in een flink aantal Belgische gemeenten en steden. Naast waterdistributie voorzien ze een brede waaier andere watergerelateerde diensten, altijd met een duidelijke focus op duurzaamheid. Om die verantwoorde diensten te leveren, zetten ze volop in op innovatieve technologie – niet zelden uit de SAP-stack.
Als een tool end-of-life is …
Voor loonberekening en -beheer vertrouwde Farys vele jaren op hr-dienstverlener Acerta. “Toen we hoorden dat onze vertrouwde tool in 2024 niet langer ondersteund zou worden, moesten we op zoek naar een alternatief”, begint HRM director Hyacintha De Vlieghe.
Farys pakte die zoektocht zorgvuldig aan. Ze bestudeerden een aantal payrolloplossingen en staken hun licht op bij andere bedrijven.
“Sommige organisaties werkten met een externe dienstverlener, anderen beheren hun hr-diensten intern. We namen alle oplossingen onder de loep. Zo kregen we een goed zicht op al onze opties.”
Een ding was zeker: welke oplossing Farys ook zou kiezen, een vlotte integratie met het bestaande on-premise SAP ERP-systeem was een must.
… komt er plaats voor meer efficiëntie, toekomstgerichtheid en onafhankelijkheid
Farys’ IT departement onderzocht wat er nodig was voor een succesvolle overstap naar een interne loonmotor. Ze beslisten om verder te bouwen op de bestaande SAP-backbone en SAP-expertise. “Onze IT-mensen werken al jaren met ons on-premise SAP-platform en hebben dus een schat aan ervaring”, vertelt Jan Smissaert, IT project manager, Farys.
“Bovendien heeft onze hr-afdeling ook heel wat payroll-expertise. Zij hadden ze er alle vertrouwen in dat we de loonmotor zelfstandig zouden kunnen beheren. Een SAP payroll-systeem is voor ons bovendien de meest toekomstgerichte oplossing, omdat het perfect integreerbaar is met nieuwe SAP hr-oplossingen en met het Employee Central-platform dat we willen opzetten."
Farys besliste wel om op de expertise van externe partners te rekenen voor bepaalde domeinen. Acerta blijft advies verlenen rond heel specifieke materie zoals wetgeving en payroll en geeft juridische ondersteuning. Voor de implementatie van de nieuwe SAP-gebaseerde loonmotor kozen ze Flexso.
Innovatie in jouw SAP HCM-omgeving
Benieuwd hoe je kunt innoveren in jouw bestaande SAP HCM-omgeving? Onze experts loodsen je met plezier door de roadmap en geven advies op maat.
Van bij de start van het project wist Farys dat de implementatie best pittig zou worden. "We beseften dat een gebrek aan interne resources wel eens een struikelblok zou kunnen zijn",
legt Hyacintha uit. “Daarom waakten we erover dat de juiste mensen vanaf het begin bij het project betrokken waren. Leven, werk en watervoorziening staan immers niet stil omdat er een IT-project loopt. Bovendien was er niet enkel de loonmotor maar ook een nieuwe release van SAP waar we ons moesten over buigen.”
Nog een uitdaging: de grote verschillen in de loonwetgeving voor de privé- en de overheidssector. Bovendien zijn er bij Farys contractuele en statutaire ambtenaren aan de slag. Ook de berekening van die lonen verschilt.
"Ons plan was om onze processen zoveel mogelijk te standaardiseren, maar de wetgeving laat dat niet altijd toe. En alsof dat nog niet genoeg was, veranderde de regelgeving rondom ‘klein verlet’ tijdens het project. Die wijziging moesten we verwerken in de hr-processen."
… maar kennis, planning en samenwerking resulteren in succes
Dankzij de interne SAP-expertise van Farys verliepen de implementatie, change management en opleidingen – en dus de overstap – verrassend vlot. Jan: "Planning was de absolute sleutel tot succes. Zo hadden we een aantal workshops opgezet met zowel Acerta Consult als Flexso om een gedetailleerde blueprint te ontwikkelen. Op die manier konden we elk aspect van de loonmotor onder de loep nemen en precies bepalen welke acties nodig zouden zijn. Dat bleek van onschatbare waarde toen er wijzigingen nodig waren of knopen moesten worden doorgehakt."
Het Farys-team had ook plan B-scenario's
die ze konden inroepen in geval de loonmotor niet op tijd klaar zou zijn of de berekeningen niet correct zouden lopen. "We wilden er zeker van zijn dat iedereen correct en op tijd betaald zou worden", vertelt Jan. "Gelukkig liep het zo’n vaart niet, maar dat back-up-plan was een mooi vangnet."
Tot slot noemt Jan de sterke samenwerking tussen Acerta, Flexso en de hr- en ICT-teams bij Farys een sleutel tot de succesvolle implementatie. "Elke partij had één aanspreekpersoon en iedereen wist perfect wat van hen werd verwacht."
Een future-proof oplossing met garantie op flexibiliteit
De digitale loonmotor is nu live en alles loopt op rolletjes.
“De efficiëntie ging er enorm op vooruit. Vroeger waren we minstens 10 volle dagen per maand bezig met de loonberekening en -uitbetaling. Nu zijn dat er 2.”
Flexso en Acerta blijven klaarstaan voor onderhoud en support. "Die ondersteuning is goud waard. We hebben er alle vertrouwen in dat de loonmotor vlot blijft draaien en dat een eventueel probleem binnen de kortste keren wordt opgelost," besluit Hyacintha.
Powered by Flexso for People: experts recht uit de wereld van hr
De experts achter die tonnen hr-ervaring? Flexso for People: het Flexso team met gespecialiseerde kennis van de hr-wereld.
Zij brengen jouw digitale hr-strategie en -processen naar het hoogste niveau.
