Schnelles, integriertes, mobiles, globales Spesenmanagement bei Beaulieu

Für ein multinationales Unternehmen wie Beaulieu ist die manuelle Erfassung von Reisekosten und Spesen ein enormer Aufwand. Deswegen tat sich Beaulieu mit Flexso zusammen, um SAP Concur, eines der leistungsfähigsten Tools für Spesenmanagement, zu implementieren. Hier erfahren Sie, wie die Umstellung in Angriff genommen wurde.

Globales Unternehmen, globale Herausforderungen

Die Aktivitäten der Beaulieu International Group (B.I.G.) zusammenzufassen ist keine leichte Aufgabe. Von chemischen Rohstoffen über technische Produkte bis hin zu Bodenbelägen und Stoffen stellt das weltweit tätige Unternehmen eine breite Palette innovativer und nachhaltiger Produkte her. B.I.G. beschäftigt mehr als 4.700 Mitarbeitende in 17 Ländern.

Die Prozesse des Unternehmens erfordern somit offensichtlich ein intensives Abgleichen zwischen den Abteilungen und Ländern – einschließlich der Prozesse für Reisekosten- und Spesenmanagement. Selbst nach mehreren Übernahmen verlief der Prozess noch weitgehend manuell: Die Daten wurden in Excel-Tabellen erfasst, die Belege wurden physisch aufbewahrt, und Führungskräfte und Mitglieder des Finanzteams mussten jede Ausgabe von Hand prüfen, um sie zu genehmigen.

Ein komplexer, manueller Ansatz für einen Kernprozess.

Da B.I.G. in so vielen Ländern tätig ist, hatte jede Niederlassung ihr eigenes manuelles Verfahren entwickelt, was zu unterschiedlichen Arbeitsweisen in den verschiedenen Ländern führte. Dies wiederum bedeutete, dass die Spesenrichtlinie innerhalb der Unternehmensgruppe nicht einheitlich umgesetzt wurde, da es kein System zur automatischen Durchsetzung der Regeln gab. Selbstverständlich wirkt sich auch die Vielfalt manueller Prozesse auf die Datenqualität aus, beispielsweise bei der Berechnung der Abzugsfähigkeit von Spesen oder bei der Kategorisierung von Ausgaben.

5 Anforderungen, 1 Lösung: SAP Concur

B.I.G. wollte ein Tool implementieren, das diese Probleme löst, und ermittelte 5 Anforderungen:

ein benutzerfreundliches Erlebnis auf Mobilgeräten
effiziente Prozesse, die den Zeitaufwand für die Endnutzer verringern
vollständig integriert mit Finanz- und HR-Tools
Anwendung einer einheitlichen globalen Richtlinie und Arbeitsweise
Sicherstellung einer einzigen Quelle für Kostendaten und Finanzlogik

Hier kommt SAP Concur ins Spiel: ein leistungsfähiges und dennoch benutzerfreundliches Tool für das Spesenmanagement, das von SAP entwickelt wurde, um maximale Transparenz und optimale Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten – jederzeit und überall. Für die Implementierung von Concur und die weitere Unterstützung der Transformation tat sich B.I.G. mit Flexso zusammen.

Parallele SAP-Tracks und mehrere Implementierungsphasen

Der wichtigste Ansatz bestand darin, verschiedene Teilbereiche in eine Lösung zu integrieren. Die Anwendung SAP Concur wurde für folgende Vorhaben kombiniert: SAP Finance-Integration, SAP SuccessFactors-Integration, Change Management und Schulung – und schließlich die Integration von BI-Berichten. Ziel dieses Ansatzes war es, SAP Concur nicht nur erfolgreich zu implementieren, sondern es so zu nutzen, dass es nahtlos mit anderen SAP-Modulen und -Geschäftsprozessen funktioniert, um einen vollständig vereinheitlichten Ansatz zu ermöglichen: „One B.I.G.“

Die Integration dieser Projekte führte zu einem globalen Roll-out mit einer Richtlinie für alle Länder, die an die lokalen Vorschriften angepasst wurde. Die Integration von SAP Concur mit SAP Finance war notwendig, um automatisierte Kostendaten zu gewährleisten. Die Integration mit SAP SuccessFactors ermöglichte die Bereitstellung zentralisierter Personalstammdaten, was schließlich zur Integration des aktuellen BI-Berichtstools des Unternehmens führte.

Die Implementierung erfolgte in mehreren Phasen. Die erste Phase konzentrierte sich auf die Vorbereitung und Analyse des Integrations- und Konfigurationsbedarfs für alle Länder. In der nächsten Phase wurde SAP Concur in 4 Ländern eingeführt, darunter auch am Hauptsitz in Belgien. Weitere Länder wurden auf vier weitere Phasen verteilt.

Maximale Benutzerakzeptanz durch Transparenz

Um diese Transformation auf allen Ebenen zu gewährleisten, wurde Flexso damit beauftragt bei der Entwicklung länderspezifischer Schulungsmaterialien und dem Change Management zu unterstützen. Mit den Hauptnutzern aus verschiedenen Abteilungen wurden gezielte Workshops veranstaltet, die spezielle Schulungen und lokale Admin-Schulungen umfassten.

Da Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Change Managements ist, organisierte B.I.G. im Vorfeld mehrere Mitteilungen, in denen angekündigt wurde, welche Veränderungen als nächstes anstehen. Das B.I.G.-Team erstellte ein spezielles Webinar mit einem Demo-Video zur Benutzererfahrung. Schließlich wurde ein vollständiger Online-Kurs erstellt, der einen Schulungskatalog zum Selbststudium, länderspezifische Fragen und Antworten, maßgeschneiderte Schulungshandbücher für lokale Prozesse und eine spezielle Mailbox für Fragen umfasst.

Das Spesenmanagement erhält ein Update für das digitale Zeitalter – und darüber hinaus

Mit SAP Concur genießt B.I.G. nun die Vorteile eines vollständig digitalisierten und global verwalteten Tools, das einen automatisierten und einheitlichen Ansatz für das Spesenmanagement bietet. Einige dieser Vorteile:

Reduzierung des manuellen und administrativen Aufwand dank eines vollständig automatisierten Ablaufs.
Eine benutzerfreundliche App für Mobilgeräte, die eine schnelle und effiziente Erstattung ermöglicht.
Hervorragende Qualität der Personalstammdaten mit optimaler Mehrwertsteuererstattung.
Eine integrierte Infrastruktur im Einklang mit der IT-Strategie des Unternehmens.

Beaulieu profitierte in jeder Phase des Projekts von der Zusammenarbeit mit einem bewährten Implementierungspartner. Dank der Erfahrung der Flexso-Experten und der engen Zusammenarbeit mit ihnen, wurde alles von der Vorbereitung über die Umsetzung bis hin zum Change Management reibungslos und professionell erledigt.