De juiste ingrediënten voor verdere groei: hoe Meco Group zijn toekomst opbouwt met SAP
Achter veel maaltijden in Belgische restaurants, hotels, scholen, ziekenhuizen en verzorgingstehuizen schuilt een naam die u waarschijnlijk nog nooit hebt gehoord: Meco Group. Al decennialang bevoorraadt de groep de Belgische foodservice- en horecasector met een steeds breder assortiment aan producten. Om hun snelle groei te ondersteunen, zijn ze met Flexso overgestapt op SAP S/4HANA Public Cloud, waarbij ze voor de financiële afdeling als startpunt hebben gekozen.
Meco Group begon in 1976 als vleesbedrijf en is uitgegroeid tot een totaalleverancier voor de foodservice. Naast vlees distribueren ze nu ook vis, groenten, kant-en-klaarmaaltijden, plantaardige producten en meer. De groep bestaat uit een groeiend aantal entiteiten, plus een transportbedrijf dat wekelijks 140.000 kilo voedingsproducten vervoert vanuit de productielocatie in Oostende en het cross-dockingplatform in Charleroi.
Groei brengt complexiteit met zich mee
Naarmate Meco zich over het hele land uitbreidde, nam ook de complexiteit toe. De financiële afdeling moest jongleren met een ERP-systeem, een apart boekhoudprogramma en een incassosysteem, zonder dat er binnen de groep sprake was van een gedeeld overzicht. Ook buiten de financiële afdeling misten de teams van inkoop, verkoop, productie en logistiek het nodige inzicht.
„Veel van de informatie die we hadden, zat in de hoofden van mensen“, zegt Jurrian Degrande, Business Controller bij Meco. „Voor een bedrijf met echte groeiambities moesten we verder kijken dan deze opzet.“
Eén enkel geïntegreerd IT-platform op SAP
De doelstelling was vanaf het begin al breed: een nieuw IT-platform implementeren dat financiën, inkoop, verkoop en logistiek zou integreren.
“We wilden een platform dat ons op de lange termijn zou ondersteunen,” legt Jurrian uit. “Na analyse van onze bestaande processen en vereisten hebben we twee toonaangevende ERP-systemen op de shortlist geplaatst. SAP S/4HANA bleek toen de beste optie, omdat we er bewust voor hadden gekozen om de standaard te volgen, in plaats van het systeem aan te passen aan de bestaande processen. De standaard best practices die in SAP S/4HANA zijn ingebouwd, sluiten nauw aan bij onze situatie.”
Ook de keuze voor Flexso als implementatiepartner kwam neer op een goede match. “Hun flexibiliteit, de korte besluitvormingslijnen en de pragmatische manier van werken sluiten aan bij de werkwijze van Meco Group.”
De flexibiliteit van Flexso, de korte besluitvormingslijnen en de pragmatische werkwijze sluiten aan bij de werkwijze van Meco Group.
Financiën voorop: een overzichtelijke, gestandaardiseerde kern
In plaats van alles in één keer te veranderen, koos Meco Group voor een gefaseerde aanpak. Ze begonnen met financiën en de inkoop van non-foodartikelen.
“Financiën vormen nu eenmaal de basis van elke organisatie, dus dat wilden we eerst goed op orde hebben”, zegt Jurrian. “Ons financiële team is klein. Vijf mensen doen de boekhouding voor de hele groep, en ze schakelden de hele dag tussen drie systemen heen en weer. Zelfs binnen de boekhoudsoftware stond elke entiteit op zichzelf, met een eigen rekeningstelsel en zonder overzicht over de hele groep. De consolidatie werd uitgevoerd door een externe consultant, op basis van de gegevens die ons team handmatig exporteerde.”
“Een overzichtelijke, gestandaardiseerde financiële kern zou elke volgende stap vergemakkelijken: van het toevoegen van logistiek, het opnemen van een nieuwe entiteit tot het uiteindelijk koppelen van commerciële stromen aan de financiële rapportage.”
Eén groep, één overzicht voor rapportage en inzichten
Om een soepele migratie te garanderen, maakte Flexso gebruik van de SAP Activate-methodologie. Tijdens iteratieve workshops nodigden ze Meco Group uit om de standaard SAP-financiële processen af te zetten tegen hun eigen manier van werken en te bepalen wat het beste paste. De complexiteit kon vervolgens stapsgewijs worden aangepakt, van het harmoniseren van het rekeningstelsel en de financiële kalender tot het opzetten van de consolidatie in SAP S/4HANA.
Met één gedeelde structuur voor alle entiteiten verwacht Jurrian dat de financiële afdeling tijd en inzicht zal winnen.„Intercompany zal bijvoorbeeld een duidelijke winst opleveren”, zegt Jurrian. „In een groep van onze omvang stapelen transacties tussen entiteiten zich snel op, en het handmatig afstemmen ervan kost tijd. Met SAP’s Intercompany Matching and Reconciliation kunnen we transacties zelf in realtime matchen en verschillen oplossen, zonder een beroep te doen op IT.”
Groepsrapportage laat hetzelfde beeld zien. Consolidatie is nu rechtstreeks geïntegreerd in de SAP S/4HANA-kern en vervangt daarmee het externe proces dat op handmatige gegevens draaide. „Vroeger begon elke consolidatiecyclus met het verzamelen van bestanden, het achterhalen van cijfers en het samenvoegen van een onvolledig beeld“, vervolgt Jurrian. „Nu de gegevens in realtime beschikbaar zijn, kunnen we sneller de boekhouding afsluiten en de volledige groepsresultaten in één compleet, betrouwbaar overzicht voor alle entiteiten bekijken.”
SAP Cloud ERP: gebouwd om te groeien
Het financiële systeem is aan het begin van het boekjaar van de Meco Group in gebruik genomen. Ondertussen is de tweede fase in volle gang: het projectteam onderzoekt hoe de inkoop, verkoop en opslag van voedingsmiddelen kunnen worden geharmoniseerd en geoptimaliseerd. Daar zal de grootste operationele impact merkbaar zijn: wanneer logistiek en productie volledig zijn geïntegreerd, zal het hele bedrijf op één gedeeld platform draaien.
“Daarnaast zullen we ons in een volgende fase buigen over budgettering, toewijzingen, kostenberekening, productieboekhouding, voorraadwaardering en margeanalyse. Met een schone, gestandaardiseerde kern zal het veel eenvoudiger worden om de volgende stap te zetten of een nieuwe entiteit op te nemen”, concludeert Jurrian.
Wilt u overstappen op een overzichtelijke, gestandaardiseerde financiële kern met slimme rapportage?
