Derrière de nombreux repas servis dans les restaurants, hôtels, écoles, hôpitaux et maisons de retraite belges se cache un nom que vous n’avez probablement jamais entendu : le groupe Meco. Depuis des décennies, le groupe approvisionne le secteur de la restauration et de l’hôtellerie en Belgique avec une gamme de produits toujours plus large. Pour accompagner sa croissance rapide, il a migré vers SAP S/4HANA Public Cloud avec Flexso, en choisissant de commencer par le domaine financier.
Le groupe Meco a vu le jour en 1976 en tant qu’entreprise spécialisée dans la viande et s’est développé pour devenir un fournisseur complet de services alimentaires. Outre la viande, il distribue désormais du poisson, des légumes, des plats préparés, des produits à base végétale et bien plus encore. Le groupe compte un nombre croissant d’entités, ainsi qu’une société de transport qui achemine 140 000 kilos de produits alimentaires par semaine depuis le site de production d’Ostende et la plateforme de transbordement de Charleroi.
La croissance s'accompagne de complexité
À mesure que Meco se développait à l’échelle nationale, la complexité augmentait en parallèle. Le service financier jonglait entre un système ERP, un outil comptable distinct et un système de recouvrement, sans vue d’ensemble partagée au sein du groupe. Au-delà du service financier, les équipes chargées des achats, des ventes, de la fabrication et de la logistique manquaient également de visibilité.
« La plupart des informations dont nous disposions se trouvaient dans la tête des gens », explique Jurrian Degrande, contrôleur de gestion chez Meco. « Pour une entreprise ayant de réelles ambitions de croissance, nous devions aller au-delà de cette configuration. »
Une plateforme informatique unique et intégrée sur SAP
L’objectif était ambitieux dès le départ : mettre en place une nouvelle plateforme informatique intégrant les fonctions financières, les achats, les ventes et la logistique.
« Nous voulions une plateforme qui nous accompagne sur le long terme », explique Jurrian. « Après avoir analysé nos processus et nos besoins existants, nous avons donc présélectionné deux systèmes ERP de premier plan. SAP S/4HANA s’est alors imposé comme la meilleure option, car nous avions délibérément choisi de suivre la norme plutôt que d’adapter le système à nos processus existants. Les bonnes pratiques standard intégrées à SAP S/4HANA correspondaient parfaitement à notre situation. »
Le choix de Flexso comme partenaire de mise en œuvre s’est également fondé sur cette adéquation. « Leur flexibilité, leurs circuits de décision courts et leur approche pragmatique correspondent parfaitement au mode de fonctionnement du groupe Meco. »
La flexibilité de Flexso, ses circuits de décision courts et son approche pragmatique correspondent parfaitement au mode de fonctionnement du groupe Meco.
La finance avant tout : un cœur de métier clair et standardisé
Plutôt que de tout changer d’un seul coup, le groupe Meco a opté pour une approche par étapes. Il a commencé par la finance et les achats non alimentaires.
« La finance est tout simplement le fondement de toute organisation, nous voulions donc commencer par mettre cela en place », explique Jurrian. « Notre équipe financière est réduite. Cinq personnes gèrent la comptabilité de l’ensemble du groupe, et elles passaient leur journée à jongler entre trois systèmes. Même au sein du logiciel de comptabilité, chaque entité fonctionnait de manière isolée, avec son propre plan comptable, sans vue d’ensemble au niveau du groupe. La consolidation était assurée par un consultant externe, sur la base des données que notre équipe exportait manuellement. »
« Un noyau financier clair et standardisé faciliterait toutes les étapes suivantes : qu’il s’agisse d’intégrer la logistique, d’accueillir une nouvelle entité ou, enfin, de relier les flux commerciaux au reporting financier. »
Un seul groupe, une vue unique pour le reporting et l’analyse
Pour garantir une migration en douceur, Flexso a utilisé la méthodologie SAP Activate. Au cours d’ateliers itératifs, l’entreprise a invité le groupe Meco à comparer les processus financiers SAP standard à ses propres méthodes de travail et à déterminer ce qui convenait le mieux. La complexité a ainsi pu être abordée par étapes, depuis l’harmonisation du plan comptable et du calendrier financier jusqu’à la mise en place de la consolidation dans SAP S/4HANA.
Grâce à une structure commune à toutes les entités, Jurrian s’attend à ce que le service financier gagne en temps et en visibilité. «Les opérations inter-sociétés, par exemple, constitueront un avantage indéniable », explique Jurrian. « Dans un groupe de notre taille, les transactions entre entités s’accumulent rapidement, et leur rapprochement manuel prend du temps. La fonctionnalité Intercompany Matching and Reconciliation de SAP nous aidera à faire correspondre les transactions et à résoudre les écarts nous-mêmes, en temps réel, sans avoir à faire appel au service informatique. »
Il en va de même pourle reporting du groupe. La consolidation s’intègre désormais directement au cœur de SAP S/4HANA, remplaçant ainsi le processus externe qui s’appuyait sur des données manuelles. « Auparavant, chaque cycle de consolidation commençait par la collecte de fichiers, la recherche de chiffres et la reconstitution d’une image partielle de la situation », poursuit M. Jurrian. « Désormais que les données sont disponibles en temps réel, nous pourrons clôturer plus rapidement et visualiser l’ensemble des résultats du groupe dans une vue complète et fiable couvrant toutes les entités. »
SAP Cloud ERP : conçu pour la croissance
Le système financier a été mis en service au début de l’exercice fiscal du groupe Meco. Entre-temps, la deuxième phase est en cours : l’équipe projet étudie comment harmoniser et optimiser l’approvisionnement alimentaire, les ventes et la gestion des stocks. C’est là que l’impact opérationnel sera le plus fort : lorsque la logistique et la fabrication seront pleinement intégrées, l’ensemble de l’activité fonctionnera sur une plateforme commune.
« Au-delà de cela, nous nous pencherons, lors d’une prochaine phase, sur la budgétisation, les affectations, le calcul des coûts, la comptabilité de production, l’évaluation des stocks et l’analyse des marges. Avec un noyau central clair et standardisé en place, il sera beaucoup plus facile d’aborder la prochaine étape ou d’intégrer une nouvelle entité », conclut Jurrian.
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