7 januari 2025

RESA bereidt S/4HANA-migratie voor met een grondige voorstudie

De Luikse distributiebeheerder RESA voerde samen met Flexso een grondige voorstudie uit om de overstap van SAP ECC naar S/4HANA voor te bereiden. Door de technische, functionele en organisatorische impact op voorhand in kaart te brengen en alle mogelijkheden te analyseren, hoopt RESA op een vlotte migratie – met minimale risico’s en maximale return.

RESA werkt al vele jaren met SAP ECC. Omdat SAP het platform binnenkort niet meer ondersteunt, besliste de distributiebeheerder naar S/4HANA te migreren. Het nieuwe platform zal hen helpen om hun dienstverlening nog te verbeteren en efficiënter te werken. “Ons landschap verandert en dus hebben we nood aan nieuwe tools”, legt Nathali Carrera, RESA Application Portfolio Manager, uit. “S/4HANA biedt de allernieuwste technologie, waaronder AI, en zal onze noden prima kunnen inlossen”

Flexso en RESA, een strategische samenwerking

Na een openbare aanbesteding koos RESA Flexso als partner voor het opstellen van een migratieplan, met focus op een end-to-end integratie. Flexso sloeg de handen in elkaar met Iliade Consulting, vanwege hun expertise met nutsbedrijven. Beide teams hadden bovendien eerder al met RESA samengewerkt.

Samen stonden ze in voor de voorbereiding, analyseerden ze de as-is-situatie, definieerden ze de toekomstige situatie en stelden ze de resultaten voor. Elke fase omvatte een reeks workshops, die fors bijdroegen tot het succes van het project.

Ontdek waarom en hoe je naar S/4HANA kunt migreren.

Maak je klaar voor de overstap naar S/4HANA

Het bestaande ECC-platform omvat heel wat maatwerk. Dat wilde RESA in het nieuwe SAP-platform vermijden, ook al beseften ze dat dat best wat impact zou hebben op de interne processen. “We moesten de stap zetten”, aldus Nathali. “Het nieuwe systeem zal ons echt helpen om beter in te spelen op de huidige en toekomstige uitdagingen."

Om een vlotte migratie te verzekeren, besliste RESA een uitgebreide voorstudie uit te voeren. Ze kozen Flexso als partner. Nathali: “10 maanden lang organiseerden we workshops waarin we peilden naar de verschillende IT- en businessbehoeften. Die inzichten zijn nodig om een duidelijk lastenboek te kunnen opstellen voor de implementatie. Ze helpen ons ook om een efficiënte strategie en een gedetailleerde roadmap te ontwikkelen, inclusief een precieze tijdinschatting.”

Een super gedetailleerde voorbereidende studie voor de migratie van SAP ECC naar S/4HANA

Samen met de verschillende afdelingen en SAP IT-managers analyseerde RESA de as-is-situatie:

Functioneel: noden prioriteren, de specifieke processen in het systeem analyseren, hiaten tussen ECC en S/4HANA identificeren, verouderde transacties in kaart brengen, zoeken naar rationalisatiemogelijkheden en nadenken welke bestaande applicaties vervangen moeten worden.
Technisch: infrastructuur-, hosting- en beveiligingsvereisten evalueren en een teststrategie voorstellen, inclusief een database-analyse, de conversie van specifieke code bekijken en vastleggen welke technische aanpassingen nodig zijn voor de overstap naar S/4HANA.

Investeren in changemanagement

“We wilden alle medewerkers van het begin bij het project betrekken”, legt Sylvie Nahon, Change Manager, uit. “Daarom legden we glashelder onze doelstellingen uit en hamerden we erop dat alle teams zouden meewerken. We hielden ook echt rekening met hun behoeften, zelfs als die buiten de scope vielen. Dankzij onze regelmatige feedback en informatie begreep iedereen wat we voor, tijdens of na de migratie zouden integreren, afhankelijk van de technische haalbaarheid en de algemene impact. Zo was iedereen gerustgesteld."

Nathali Carrera benadrukt hoe belangrijk die proactieve aanpak is: “Tijdens onze laatste migratie naar SAP ECC in 2014/2015 was er ontzettend veel maatwerk, wat het systeem heel complex maakte. De business had het lastig om hun gegevens in te voeren, en dat had impact op de kwaliteit van de data. Bovendien was er nauwelijks changemanagement Dit willen we deze keer absoluut voorkomen.”

De sleutel tot commitment van het team? Communiceer duidelijk over de doelstellingen en luister naar de noden, zelfs als die buiten de initiële scope vallen.”
Nathali Carrera - Application Portfolio Manager bij RESA

Brownfield en cloud: de beste migratieaanpak naar S/4HANA voor RESA

De voorstudie adviseerde een Brownfield-migratie, waarbij het bestaande systeem wordt omgezet naar S/4HANA maar bepaalde functies behouden blijven. Omdat het systeem niet volledig overboord wordt gegooid, verloopt de overstap soepeler. Een brownfield-migratie is perfect voor Belgische en zeker Waalse nutsbedrijven, die door de strenge regulering altijd een zekere mate van maatwerk nodig hebben.

Voor de hosting koos RESA voor RISE with SAP, een aanpak die organisaties begeleidt in hun overstap naar de cloud. Als sterk gereguleerde speler was RESA enigszins terughoudend om voor de cloud te kiezen, uit vrees voor security-risico's. Onterecht, want een cloudoplossing biedt veel voordelen:

Doorgedreven flexibiliteit
Beter gegevensbeheer
Lagere infrastructuurkosten
Onbeperkte toegankelijkheid
Schaalbaarheid
Strenge security
Vlot aan te passen aan technologische verandering

SAP S/4HANA: een schat aan voordelen

“De voorstudie leverde een heldere technische analyse op en een duidelijke planning”, aldus Nathali Carrera. “Flexso schatte dat het project anderhalf jaar zou duren. We kregen ook een overzicht van de nieuwe functionaliteiten en voordelen van SAP S/4HANA. Die voordelen gaan we nog verder analyseren, zodat we ze optimaal in de roadmap kunnen integreren:

snellere verwerking en analyse dankzij de in-memorydatabase
een intuïtieve gebruikerservaring dankzij SAP Fiori, dat onze hr-afdeling al gebruikt
vereenvoudiging en nieuwe mogelijkheden dankzij machinelearning
meer flexibiliteit omdat S/4HANA in de cloud draait.

Overtuigende demo's

“Flexso gaf een hele reeks demo’s, waardoor we de interface en de gebruiksvriendelijkheid van S/4HANA konden vergelijken met SAP ECC", concludeert Nathali Carrera. “Ze stimuleerden ons ook om achteraf vragen te stellen. De gebruikers apprecieerden die openheid en waren blij dat ze zelf konden zien welke voordelen S/4 biedt. De demo’s hielpen ons ook om de rollen en autorisaties in S/4HANA te begrijpen.”

What’s next?

En nu? Wat zijn de volgende stappen? Nathali: “We lanceren een aantal voorprojecten in de aanloop naar de S/4HANA-migratie en zullen de timing en scope van het project valideren. Binnenkort leg ik ook een businesscase voor aan het management, die als basis zal dienen voor het lastenboek en ons zal helpen om de juiste implementatiepartner te kiezen.”