Processen harmoniseren: de transformatie van Kiremko

In veel bedrijven zit een groot deel van de expertise in de hoofden van de medewerkers. Wanneer zo'n bedrijf groeit, is het een uitdaging om deze kennis te centraliseren. Dat was ook het geval bij machinebouwer Kiremko. Daarom besloten ze de hulp van Flexso in te schakelen. Samen documenteerden we alle processen op een gestructureerde manier.

SAP Signavio Business Transformation

Kiremko bouwt machines voor de aardappelverwerkende industrie. "Wij leveren kant-en-klare oplossingen. Klanten kunnen bij ons bijvoorbeeld terecht voor een volledige productielijn", vertelt Anne Rutges, projectleider bij Kiremko. "Daardoor zijn we een vrij unieke speler in onze markt." Bijgevolg kent Kiremko een snelle groei. In enkele jaar tijd groeide het uit tot een bedrijf met meer dan 200 werknemers. De machines worden nu naar alle uithoeken van de wereld verscheept, van de Verenigde Staten tot Nieuw-Zeeland.

Groeipijnen bij Kiremko

"Bij een snelle groei, horen enkele uitdagingen. In ons geval was de werkwijze niet voldoende vastgelegd", zegt Anne. "De medewerkers met de meeste ervaring hadden de kennis over de processen. Dat heeft twee gevolgen. Er is geen geharmoniseerde manier van werken, en bij het inwerken van nieuwe medewerkers moet je vertrouwen op de coaching van ervaren collega's."

Voordat we onze processen documenteerden, hadden we geen vaste werkwijze en verliep het inwerken van nieuwe collega's minder vlot.

Anne Rutges - Projectleider bij Kiremko

Bedrijfsprocessen stroomlijnen met SAP Signavio

Omdat kwaliteit een van Kiremko's strategische prioriteiten is, besloten ze de processen in elke afdeling te centraliseren en te standaardiseren – van productie en kwaliteit tot financiën en operations. "Dat was de eerste stap van het transformatietraject", legt Anne uit. "Standaardprocessen zijn immers essentieel om in de toekomst te verbeteren en innoveren."

Het project bestond uit twee fasen:

  1. Alle bedrijfsprocessen definiëren en op elkaar afstemmen
  2. De procesdocumentatie beschrijven

SAP Signavio was de tool bij uitstek om alle bedrijfsprocessen te verzamelen, te analyseren en in een latere fase te verbeteren. "We gebruikten al SAP S/4HANA 1809, dat ons eigen IT-team in 2020 implementeerde. Eén van onze vereisten was de mogelijkheid voor toekomstige integraties, zodat het een logische beslissing was om binnen het SAP-ecosysteem te blijven", legt Anne uit. "Bovendien is Signavio ongelooflijk gebruiksvriendelijk en toegankelijk."

In een eerste fase van het project kregen gebruikers bij Kiremko een hub-licentie, zodat ze alle processen konden bekijken en feedback geven op de manier waarop ze gedocumenteerd waren.

Hulp nodig om je processen te documenteren en stroomlijnen?
Ontdek onze diensten voor Business Transformation!

Van bedrijfsprocessen tot gedetailleerde werkinstructies

Nadat Kiremko had besloten om Signavio te implementeren, riep het de hulp in van Flexso om alle bedrijfsprocessen op een gecentraliseerde en geïntegreerde manier te documenteren.

Anne: "We begonnen met een globale analyse van onze afdelingen, verantwoordelijkheden en belangrijkste bedrijfsprocessen. Daarbij namen we elk aspect van ons bedrijf onder de loep: productie, verkoop, hr, marketing, project engineering, financiën, kwaliteitscontrole ... Zodra dat allemaal in kaart gebracht was, begonnen we met het documenteren van de meer gedetailleerde subprocessen van elke afdeling, zoals specifieke werkinstructies voor het assembleren van machines. De Signavio Hub bevat momenteel meer dan 500 processen, waarvan we ongeveer de helft al hebben uitgeschreven. Dankzij de medewerking van al onze collega's boeken we beetje bij beetje vooruitgang."

De aanpak van Kiremko: alle medewerkers dragen bij

Het projectteam betrok alle afdelingen bij de transformatie om de aandacht te vestigen op het belang van een gestandaardiseerde manier van werken.

Anne: " Elke afdeling is verantwoordelijk voor het verzamelen en documenteren van haar eigen processen. Het was een uitdaging om iedereen erbij te betrekken, aangezien het project parallel loopt met onze dagelijkse activiteiten. Aanvankelijk moesten we onze medewerkers overtuigen om tijd vrij te maken en een inspanning te leveren, maar het is gelukt. Met een vierdaagse opleiding en een maandelijkse Q&A, zorgde Flexso ervoor dat we de processen nu zelfstandig kunnen documenteren.

SAP Signavio Business Transformation 2

"Het mooie is dat alle collega's vanaf het begin zijn gaan nadenken over hoe we bepaalde processen beter of efficiënter kunnen maken, hoewel we pas in een volgende fase beginnen aan de verbetering van onze processen. We verzamelen alle feedback in de Signavio Hub, en passen de processen aan in de procesmanager. Ten slotte is er nog de Process Governance-module, die gebruikt wordt om de goedkeuring van elk proces te automatiseren."

Het resultaat: meer samenwerking en een gestroomlijnde aanpak

"De resultaten van het project zijn tot nu toe vooral kwalitatief", zegt Anne. "Onze medewerkers zijn zich beter bewust van het hele bedrijfsproces en de rol die ze daarin spelen. Er is ook meer samenwerking tussen collega's en afdelingen. We zien dat collega's tijdens de sessies spontaan kennis delen, waardoor de 'eilandcultuur' afneemt. Die mentaliteitswijziging is essentieel voor de optimalisatie van onze processen en de volgende stappen in onze bedrijfstransformatie."

Achter elke succesvolle digitale transformatie schuilt een businesstransformatie. Samen zorgen we ervoor dat je processen en mensen op dezelfde lijn zitten.

Ontdek meer

Geschreven door