Bedrijven die groeien en internationaliseren, zoals het Belgische designmerk Serax, botsen vaak tegen de grenzen van hun IT-infrastructuur aan. Migreren naar een cloudoplossing zoals SAP S/4HANA Cloud bleek voor Serax de snelste weg naar verdere groei en procesoptimalisatie.
Serax is een Belgisch designlabel met een breed assortiment van servies, designmeubelen, verlichting en accessoires. Sinds de beginjaren, 30 jaar geleden, slaagt Serax erin om gestaag te groeien.
“Onze recente groei is vooral organisch en volgt ons 5-jarige groeiplan”, vertelt Ragna Qvick, Digital Business Manager bij Serax. “We hebben verkoophubs in meerdere Europese landen en openden twee jaar geleden een nieuwe vestiging met een eigen magazijn in de VS. Ondertussen breiden we ons productassortiment voortdurend uit en trekken we nieuwe ontwerpers aan.” Van SAP Business One...
Van SAP Business One…
In 2005 omarmde Serax SAP Business One, een platform met focus op kmo’s, om hun activiteiten en supplychain te beheren. Na bijna 20 jaar liepen ze tegen de grenzen van het systeem aan, aldus Ragna: “In de loop der jaren was veel maatwerk toegevoegd, waardoor updates moeilijk werden. Bovendien werkten onze collega’s in de VS met een eigen ERP dat niet geïntegreerd was met ons systeem. Om onze groei te ondersteunen, hadden we één gecentraliseerd systeem en database nodig.”
Bovendien hostte Serax SAP Business One ook op een externe server. “Dat was omslachtig”, zegt Sara Goris, IT Product Manager bij Serax. “Gebruikers moesten inloggen met een VPN en we hadden geen geïntegreerde digitale werkplek. Wilden we een echt toekomstbestendig systeem, dan moesten we de stap zetten naar de cloud.”
Serax evalueerde verschillende platformen en koos voor SAP S/4HANA Cloud. “Initieel wilden we vooral beter zicht te krijgen op onze voorraad en dachten we aan een Warehouse Management System (WMS)”, legt Ragna uit. “Maar zo’n WMS integreren met SAP Business One zou heel duur en complex zijn geweest. S/4HANA omvat een WMS, dus dat was een logischere keuze.”
Pas toen we de scope definieerden, beseften we hoeveel voordelen S/4HANA ons zou bieden: een gezamenlijk platform voor Europa en de VS, een digitale supplychain, continue upgrades en optimalisaties én integratie met onze bestaande tools.
Integratievereisten
Samen met Flexso bepaalde Serax de scope en het stappenplan voor de implementatie:
De bedrijfsprocessen herzien De manier van werken herbekijken en aanpassen aan de S/4HANA best practices.
Integreren met andere tools Inclusief een nieuw B2B-platform, een douaneapplicatie en Garvis, dat AI-mogelijkheden biedt bij de forecasting.
Business intelligence verbeteren SAP Analytics Cloud implementeren voor real-time operationele rapportering en inzichten.
GROW with SAP en Flexso
Een van de grote uitdagingen was de integratie van masterdata. “Dit was een complexe opdracht, maar absoluut cruciaal voor een succesvolle implementatie”, onderstreept Ragna. “We integreerden niet alleen SAP Analytics Cloud, maar verzamelden ook data uit verschillende externe bronnen in één centrale database. Al deze databronnen worden nu centraal beheerd in S/4HANA.”
De allergrootste uitdaging? “De beschikbaarheid van onze gebruikers”, geeft Ragna toe. “Serax moest uiteraard blijven draaien en onze key users waren teveel bezig met de dagelijkse gang van zaken. Dat had wel wat impact op de timing. Maar we zijn er toch in geslaagd, dankzij de inzet, het nauwgezette projectbeheer en de uitstekende samenwerking tussen onze mensen en Flexso.”
Een succesvolle S/4HANA migratie
De go-live was een succes. “Onze activiteiten in België en de VS draaiden vanaf dag één op S/4HANA”, zegt Sara. “De eerste dagen monitorden we wel de facturatie en hielden we de integraties nauwlettend in de gaten. Na een week was het duidelijk dat we gewoon door konden werken: de implementatie had nauwelijks impact op onze activiteiten. Het was wel wat aanpassen, natuurlijk, zowel voor onze medewerkers als voor externe betrokkenen, maar ook dat liep best vlot.”
De resultaten zijn net zo indrukwekkend. “We hebben een veel beter zicht op planning en forecasting”, zegt Sara. “Het voorraadbeheer en de leveringen verlopen veel efficiënter. Onze afdelingen werken nu ook allemaal met dezelfde gegevens. De klantenservice heeft bijvoorbeeld een duidelijk zicht op voorraad, planning, rescheduling en herverdeling. Zo kunnen ze prioriteiten stellen op basis van klantsegmentatie.”
Van statische naar real-time analytics
Operationele rapportering was al jaren een uitdaging voor Serax. Ook daar bracht S/4HANA Cloud soelaas. “De ingebedde rapporteringstool lost veel van onze noden in”, aldus Ragna. “Die inzichten combineren we met financiële en strategische rapportage in SAP Analytics Cloud, dat standaard met S/4HANA kan worden geïntegreerd.”
De eerste concrete use case is de financiële groepsrapportage. Door die te integreren met de financiële module van S/4HANA, verloopt de financiële afsluiting veel vlotter en heeft Serax beter inzicht in de financiële resultaten. Voorlopig werkt het designmerk nog vooral met algemene rapporten maar in de toekomst zullen key users ook rapporten maken voor hun specifieke bedrijfsdomeinen.
Een future-proof ERP-oplossing
“We zijn ontzettend blij met de resultaten van dit project”, gaat Ragna verder. “Bovenop de S/4HANA-implementatie heeft Flexso een aantal nieuwe apps en extensies ontwikkeld waarmee we specifieke workflows kunnen automatiseren, zoals documenttransfers. S/4HANA is voor ons het perfecte platform om verder te innoveren en te optimaliseren.”
“Het was best een complex project, maar het werd een voorbeeldproject. Zodra alle gebruikers het systeem helemaal onder de knie hebben, plannen we nog een aantal optimalisaties. We hebben nu een toekomstbestendig systeem dat helemaal klaar is om verder te automatiseren en onze groei voor de komende jaren te ondersteunen.”
Verdient de groei van jouw onderneming ook een duw in de rug?
Ontdek hoe SAP S/4HANA Cloud het verschil maakt voor tal van groeibedrijven.
