Universiteit Maastricht digitaliseert research management

Universiteit Maastricht, de jongste en meest internationale universiteit van Nederland, telt ongeveer 22.000 studenten en 5.000 medewerkers. Bijna 60% van dat medewerkersteam bestaat uit onderzoekers, want research is een kernopdracht van de universiteit:

Gezocht: een alternatief voor Excel in onderzoeksprojecten

Geen onderzoeksproject zonder een flinke portie project- en budgetbeheer. “Gelukkig kunnen onze hoofdonderzoekers dat aspect van hun job toevertrouwen aan financiële consultants en controllers”, vertelt Fred Offerein, projectmanager bij Universiteit Maastricht. “De consultants houden nauwgezet elke subsidie, elk budget en elke deadline bij en rapporteren aan zowel onze financiële dienst als aan het management.”

Excel was daarbij jarenlang hun trouwe bondgenoot. “Excel is flexibel en gebruiksvriendelijk dus de consultants waren fan”, gaat Fred verder. “Maar die manier van werken was tijdintensief en ons financeteam verloor soms de draad met zoveel spreadsheets. Ook de accountants en het management waren minder enthousiast. Zij drongen aan op meer transparantie en overzicht. Diezelfde roep kwam vanuit de Europese Unie, die steeds strengere regels oplegt voor wetenschappelijk onderzoek. Om onze onderzoeksactiviteiten sneller, accurater en transparanter te beheren, moesten we dus echt gaan digitaliseren.”

Om de onderzoeksinspanningen sneller, accurater en transparanter te beheren, moesten we echt gaan digitaliseren.

Kritisch geesten imponeren met digitaal researchbeheer

De roep naar digitaal research management sloot perfect aan bij de digitale transformatie die de universiteit in 2019 had afgetrapt. Eens Universiteit Maastricht alle finance-, hr- en procurementprocessen had gemigreerd naar SAP S/4HANA richtten Fred en zijn collega’s hun pijlen op Flexso’s Research Management Package.

“De S/4HANA-suite omvatte een oplossing voor researchbeheer, maar op aanraden van SAP gingen we aan de slag met Flexso’s apps voor hoger onderwijs”, vertelt Fred. “Samen met de Flexso-experts ontwikkelden we een proof of concept. Die deed wat we hadden gehoopt: de apps losten onze verwachting prima in. Ik was in de wolken dat onze onderzoekers, die toch best kritisch zijn, overtuigd waren van de functionaliteit, het gebruiksgemak en de look and feel."

Vertrouwen dankzij change management

Samen met Flexso definieerde het team van Universiteit Maastricht de scope van het project en werkten ze de technische set-up uit. Omdat er gigantisch veel data moesten worden gemigreerd, beslisten Fred en zijn collega’s om de migratie stap voor stap aan te pakken.

“Uit ervaring met nieuwe projecten weten we dat ‘vertrouwen te voet komt maar per paard vertrekt’. We namen dus alle tijd om de overstap tot in het kleinste detail voor te bereiden, zodat we het nieuwe platform zo goed mogelijk zouden kunnen benutten. Een 14-koppig projectteam met medewerkers van de universiteit en van Flexso bewaakt de vooruitgang en knipt waar nodig knopen door.

360°-zicht op elk researchproject

Eens iedereen het platform heeft omarmd, verwacht Fred echte, tastbare voordelen, waaronder meer efficiëntie en betere budget- en kostencontrole:

• onderzoekers krijgen in real time inzicht in hun budgetten;
• projectcontrollers hebben toegang tot alle realtimedata die ze nodig hebben om de subsidies te interpreteren en om te controleren hoeveel geld al is gespendeerd en hoeveel budget nog over is – De per project en per onderzoeker;
• de CFO, de accountants en het management van de universiteit krijgen via realtimedashboards een 360°-beeld van elk onderzoeksproject: financiële resultaten, inzet van middelen, gerelateerde uitgaven, gedeelde facturen, ...
• compliance met de EU-wetgeving wordt eenvoudiger.

De volgende stap? Universiteit Maastricht wil zeker ook de ‘milestone tracker app’ uit Flexso's Research Management-suite inzetten. Dankzij de app krijgen alle betrokkenen inzicht in de verantwoordelijkheden, deadlines en stappen van elk project, zodat het onderzoeksproces nog beter gestroomlijnd wordt. Zo zal elke onderzoeker van Universiteit Maastricht nog meer tijd om te focussen op het maatschappelijk relevant onderzoek dat ze verrichten.