Hoe De Lijn rekrutering en learning een versnelling hoger schakelt met SAP SuccessFactors
Op zoek naar een manier om de meest talentvolle mensen te vinden, sneller aan te werven en je team de beste opleidingen aan te bieden? Bij vervoersmaatschappij De Lijn
lopen rekrutering en opleiding op wieltjes, dankzij SAP SuccessFactors.
Toen De Lijn in 2018 besloot om hun bedrijfsstrategie te herzien, trokken ze resoluut de kaart van digitaal. Het einddoel: een buitengewoon prettige ervaring creëren voor iedereen die met De Lijn te maken krijgt, van klanten en medewerkers tot sollicitanten.
Met 700+ sollicitaties per maand, evenveel aanwervingen per jaar en 8.000 medewerkers die elk jaar samen meer dan 200.000 uren opleiding volgen, heeft het HR-team een overvolle agenda. Dag in, dag uit, werken ze hard om talent centraal te zetten in alles wat ze doen. Vooral nu Gen Y en Z hun intrede doen op de arbeidsmarkt en de war on talent heftig is, is die focus cruciaal. Vandaar ook de inzet van digitaal, eerst voor de kernprocessen en later voor de wervings- en opleidingsprocessen. Door volop te digitaliseren, hoopte het team om rekrutering en opleidingen aantrekkelijker te maken.
Klaar voor een nieuw rekruteringstijdperk met SAP SuccessFactors
Om dat doel te bereiken had het team rekrutering nood aan een nieuw platform, vond De Lijn. SAP SuccessFactors was de meest logische keuze.“We gebruikten al SAP HR”, legt Katrien Dierickx, hoofd Rekrutering & Selectie, uit.
“De online modules van SuccessFactors zouden dus naadloos kunnen samenwerken met de bestaande SAP backbone, inclusief de SAP HR on-premise architectuur.”
SAP SuccessFactors Recruiting: 3 belangrijke voordelen voor De Lijn
1. Meer efficiëntie, dankzij een gestroomlijnd proces
eenvoudig vacatures aanmaken, online publiceren en aanpassen,
geautomatiseerde workflows,
vlot kandidaten opvolgen,
gegevens over nieuwe aanwervingen zijn onmiddellijk beschikbaar in andere systemen (planning, payroll, enz.),
intuïtieve jobsite (jobs.delijn.be) waar kandidaten kunnen zoeken naar opportuniteiten en solliciteren,
kandidaten krijgen een overzicht van hun sollicitatiegeschiedenis,
minder manuele processen, zodat recruiters meer tijd hebben om met kandidaten te communiceren
Een leerplatform voor verplichte opleidingen
Ook het team Learning & Development (L&D) wou een tool om hun processen te centraliseren en automatiseren. Hun procedures zijn iets moeilijker te automatiseren dan de rekruteringsprocessen, legt L&D expert Steve DeKoning uit. Medewerkers van De Lijn moeten immers vaak verplichte opleidingen volgen, waarover de vervoersmaatschappij moet rapporteren.
“Leren bij De Lijn is compliance-gedreven: onze mensen moeten verplicht specifieke opleidingen volgen. Wij zorgen ervoor dat iedereen de cursussen op tijd volgt, we registreren de behaalde certificaten en we houden een audittrail bij. Dat maakt het lastiger om een standaard leermanagementsysteem in te voeren. Daar komt nog bij dat de meeste van onze medewerkers chauffeurs of technici zijn die nauwelijks aan een computer zitten."
SAP SuccessFactors Learning loste die specifieke eisen moeiteloos in, zodat De Lijn nu de vruchten kan plukken van de nieuwe leeromgeving.
SAP SuccessFactors Learning bij De Lijn: 3 belangrijke voordelen
1. Meer betrokkenheid dankzij selfservices. De medewerker kan:
de status van de opleidingen, activiteiten en certificaten opvolgen,
makkelijk opleidingen selecteren in de catalogus en de training aanvragen.
2. Meer efficiëntie voor het L&D team
het L&D-team kan vlot cursussen oplijsten en inplannen, inclusief cursussen van partners,
nieuwe medewerkers van De Lijn krijgen automatisch een opleidingsplan en sessies worden automatisch ingepland en opgevolgd,
details over de certificaten worden automatisch gedeeld met andere afdelingen, zoals planning en salarisadministratie.
3. Naleving van de regelgeving is makkelijker
verplichte opleidingen worden automatisch toegewezen,
uitgebreide mogelijkheden voor certificering en documentbeheer,
rapporten voor toezicht op en controle van verplichte opleidingen.
Testen, leren en stap voor stap werken
De Lijn implementeerde SAP Successfactors samen met Flexso. Het werd een succesvolle samenwerking, ondanks uitdagende externe omstandigheden. "De covidpandemie dwong ons om op afstand samen te werken en daar zijn we in geslaagd", herinnert Katrien zich. Ze geeft toe dat de go-live om twee redenen werd uitgesteld: De Lijn besloot uitgebreider te testen dan gepland en wilde dat zijn interne team de tool eerst goed onder de knie zou hebben. “Een beslissing waar we geen spijt van hebben. Dat is misschien wel het beste advies dat ik zou geven aan iedereen die een softwareproject opstart: neem je tijd."
Altijd in beweging
Les nummer 2: net als De Lijn zelf is ook dit softwareproject altijd 'in beweging'.
"We komen wekelijks samen met het team om ervaringen te delen en te kijken waar we nog kunnen optimaliseren. SAP SuccessFactors biedt echt nog heel veel meer mogelijkheden, zowel voor recruitment als voor learning. We kijken ernaar uit om het platform stap voor stap verder uit te breiden en om iedere medewerker mee te krijgen in dit verhaal", besluit Steve.
Klaar om jouw rekrutering en L&D naar het hoogste niveau te brengen?
Wil je je medewerkers meer motiveren om te leren? Wil je de nodige skills ontwikkelen om meer sollicitanten aan te trekken?
