Cebeo maakt hr toekomstbestendig met SAP SuccessFactors

Vaarwel Excel!

Cebeo is een Belgische groothandel in elektrotechnisch materiaal die deel uitmaakt van de internationale groep Sonepar. Het bedrijf is de laatste jaren sterk gegroeid dankzij een aantal overnames. De organisatie schakelde van klassieke groothandelsactiviteiten over op complexere diensten en oplossingen, zoals domotica. Die verandering betekende dat het bedrijf natuurlijk ook nieuwe profielen moest aantrekken en andere vaardigheden moest binnenhalen. En dat werd een steeds grotere uitdaging voor de hr-afdeling, die toen nog enkel met Excel-bestanden werkte.

Alle informatie over onze medewerkers werd uit een database van ons sociaal secretariaat gehaald en naar Excel-sheets gekopieerd. Bovendien had maar één salarisadministrateur toegang tot die database. Dus als een manager informatie nodig had, moesten die gegevens telkens bij één persoon worden opgevraagd die daardoor een hoop extra werk had.”

Uiteraard is de hr-afdeling een cruciale factor voor de groei van het bedrijf. Wat zij ooit een eerder ondersteunend departement was, werd hr nu een cruciale, drijvende kracht voor de toekomst.

Met andere woorden, de tijd was rijp voor een complete digitalisering om die rol optimaal te vervullen. Tijd voor een hr-transformatie!

‘Sonepar’: digitale hr met SAP SuccessFactors

Sonepar, de internationale groep waartoe Cebeo behoort, decentraliseert hun werking: elk land werkt onafhankelijk. Echter voor hr werd gekeken naar een platform dat een gestroomlijnd hr-proces in alle landen ondersteunt. Ze kozen voor SAP SuccessFactors (SFSF) en noemden dat intern ‘Sonepeople’.

Voor de transformatie koos de hr-afdeling er eerst voor om vier modules in de oplossing op te nemen:

• Prestaties & doelstellingen
• Follow-up & ontwikkeling
• De medewerker staat centraal.
• Opleidingen (LMS)

Andere modules waren oorspronkelijk optioneel, maar al snel besloot Cebeo om all the way te gaan met SuccessFactors.

“We vroegen SFSF om het hele hr-proces te beheren, van sollicitatie tot pensioen”, legt Annie uit. “Sonepar had een centraal projectteam voor grote landen, zoals de VS en Canada. Hun toepassingen moesten als template voor de kleinere landen dienen. Maar omdat wij een heel brede implementatie wilden, besloten we om een externe partner aan te trekken die SFSF kon toepassen zoals wij het zagen. Flexso for People was hiervoor de ideale kandidaat.“

Implementatie en veranderingsmanagement

Als onderdeel van het hr-transformatieproject gaf Flexso for People advies over mogelijke oplossingen en de technische toepassing daarvan.

“Wij waren heel blij met de expertise van Flexso, zowel voor het bepalen van de omvang als voor de technische implementatie. Ze kennen de tool van binnen en van buiten, maar hebben ook de juiste kennis over hr-processen”, aldus Annie.

Naast de technische kant van de transformatie was ook veranderingsmanagement een cruciaal onderdeel. Ook dat aspect van het project werd door een Flexso consultant beheerd en mee gecoördineerd. Die verzorgde ook de communicatie op webinars en opleidingen voor het team.

Resultaten: klaar voor de toekomst

Cebeo profiteert nu al van de transformatie, legt Annie uit: “De snelheid en de efficiëntie van onze hr-afdeling is enorm toegenomen. We hebben een centrale database met accurate en actuele informatie. De actieve directory wordt automatisch gekoppeld aan andere gegevens, zoals loonlijsten, klantenaccounts…”

Een ander groot voordeel van de transformatie is dat het hr-team dankzij SuccessFactors de eigen processen waar nodig kan aanpassen en optimaliseren.

“Ik mag echt wel stellen dat deze transformatie ons een toekomstbestendige en hypermoderne hr-omgeving biedt. We verbeteren ze nog voortdurend en blijven nieuwe features toevoegen. En we voldoen nu al helemaal aan de commerciële noden van ons snelgroeiend bedrijf, niet in het minst dankzij Flexso.”