7 janvier 2025

RESA prépare sa migration S/4HANA en réalisant une pré-étude transversale

RESA, le gestionnaire de réseaux de distribution de gaz et d'électricité liégeois, a confié à Flexso une pré-étude approfondie en vue de préparer la migration de SAP ECC vers S/4HANA. Cette initiative vise à analyser les aspects techniques, les impacts fonctionnels et organisationnels, ainsi que les opportunités d’évolution, afin de définir une stratégie de migration optimale – minimisant les risques et maximisant le retour sur investissement.

Face à l’annonce de l’arrêt du support des systèmes ECC par SAP, RESA a choisi de migrer vers S/4HANA. Cette démarche en vue de permettre à RESA de maintenir la qualité de ses services et d’améliorer son efficacité opérationnelle. « Qui dit nouveaux besoins dit nouveaux outils. S/4HANA, avec tous ses nouveaux services, notamment en termes d'IA, est conçu pour répondre à ces exigences », explique Nathali Carrera, responsable du Portefeuille Applicatif RESA.

Flexso et RESA, une coopération stratégique

Après un appel d'offres public, RESA a désigné Flexso comme partenaire pour construire un plan de migration vers SAP S/4HANA, incluant l'intégration end-to-end. Pour ce projet, Flexso a collaboré avec Iliade Consulting, spécialiste des utilities. Les équipes de Flexso et d’Iliade Consulting étaient déjà familières avec RESA.

L’approche, claire et précise, s'articulait en 4 phases bien définies: préparation, analyse de la situation actuelle, définition de la situation future et présentation des résultats, avec un nombre d'ateliers par phase spécifiquement établi pour garantir la réussite du projet.

Découvrez pourquoi et comment migrer vers S/4HANA.

Préparer la transition vers S/4HANA: une étude minutieuse pour garantir le succès

Cette transition poussera un retour aux bonnes pratiques SAP, ce qui entraînera un impact important sur les systèmes internes. « Il est crucial de prendre ce train en marche et de voir cette transition comme une opportunité pour mieux répondre aux défis actuels et futurs. »

Pour se préparer de manière optimale à l'implémentation de S/4HANA, RESA a mené une pré-étude complète en collaboration avec Flexso. Nathali: « Pendant 10 mois, nous avons organisé des ateliers participatifs pour comprendre les différents besoins IT et métier. Ces insights nous permettront de rédiger un cahier des charges pertinent pour le trajet d’implémentation. Elles serviront également à développer une stratégie efficace ainsi qu’une roadmap détaillée, incluant une estimation précise du temps nécessaire pour bien planifier le projet. »

Etude préparatoire super détaillée pour la migration de SAP ECC vers S/4HANA

RESA a analysé la situation « AS IS » avec les différents métiers et les gestionnaires SAP IT pour offrir à Flexso une vue exhaustive de la situation actuelle:

Sur le plan fonctionnel : prioriser les besoins et analyser les processus spécifiques compris dans le système, identifier les écarts entre ECC et S/4HANA, évaluer les transactions obsolètes et les opportunités de rationalisation, envisager le remplacement d’applications existantes.
Sur le plan technique : évaluer les besoins en infrastructure, hébergement et sécurité et proposer une stratégie de tests. Cela inclut l'analyse des bases de données, la conversion du code spécifique et les adaptations techniques nécessaires au passage à S/4HANA.

Investir dans la gestion du changement

« Nous avons voulu impliquer tous nos collaborateurs dès le départ. Un point crucial : bien communiquer sur nos objectifs et la participation des différentes équipes », explique Sylvie Nahon, Change Manager. « Leurs besoins, même hors scope, ont été pris en compte. Des retours réguliers et des fiches persona ont aidé à clarifier ce qui serait intégré avant, pendant ou après la migration, en fonction de la faisabilité technique et de l'impact global. Cela a rassuré tout le monde. »

Nathali Carrera insiste sur l'importance de cette approche proactive : « Lors de notre dernière migration vers SAP ECC en 2014/2015, le projet, avec de nombreuses personnalisations spécifiques, est devenu assez complexe à utiliser et à maintenir. À l’époque, l'accompagnement au changement n'avait pas été suffisant, et la complexité du système n’a pas permis aux représentants métiers d’encoder leurs données de manière optimale, ce qui a eu un impact sur la qualité de celles-ci. Nous voulons absolument éviter ces problèmes cette fois-ci. »

La clé de l'engagement des équipes réside dans une communication claire sur les objectifs et l'écoute de leurs besoins, même ceux hors du scope initial.
Nathali Carrera - Responsable du Portefeuille Applicatif Resa

Brownfield et cloud : la bonne approche de migration vers S/4HANA pour RESA

Pour la migration, la pré-étude a recommandé l'approche Brownfield qui consiste à convertir le système existant en S/4HANA, en conservant les spécificités actuelles. Comme l’approche permet de continuer à utiliser certains composants existants en migrant vers S/4HANA, elle assure une transition plus fluide et maîtrisée. Cette stratégie est adaptée au secteur très réglementé des utilities en Belgique, qui nécessite un certain degré de personnalisation.

Concernant l'hébergement, RESA a opté pour la solution RISE with SAP qui inclut un passage vers lecloud. En tant que secteur fortement réglementé, RESA avait quelques réticences à adopter le cloud en raison de préoccupations liées à la sécurité. Cependant, cette solution offre beaucoup d’avantages:

flexibilité accrue
meilleure gestion des données,
réduction des coûts d'infrastructure
accessibilité illimitée
évolutivité
sécurité renforcée
s’adapte aux évolutions technologiques

Les avantages incontournables de SAP S/4 HANA

« En termes de plus-values métier, la pré-étude a fourni un calendrier et un cadre technique, estimant la durée du projet à un an et demi », souligne Nathali Carrera. « Nous avons aussi listé les nouvelles fonctionnalités et les avantages de SAP S/4HANA par rapport à SAP ECC. Ces améliorations doivent encore être analysées afin de les intégrer de manière optimale dans la roadmap:

la base de données in-memory permet un traitement et une analyste plus rapides
SAP Fiori, déjà utilisé par notre département RH, offre une expérience utilisateur intuitive
l’apprentissage automatique facilite une gestion simplifiée
le déploiement dans le cloud offre plus de flexibilité

Des démos parlantes pour faciliter l’adoption

« Les démos effectuées par Flexso ont joué un rôle crucial », conclut Nathali Carrera. « Elles nous ont permis de découvrir les écrans et la convivialité de S/4HANA par rapport à SAP ECC. Flexso a conçu des démonstrations spécifiques par domaine, nous permettant de poser des questions et d’apprécier les avantages de la nouvelle interface. Ce format a non seulement répondu aux attentes des utilisateurs mais a aussi facilité la compréhension des rôles et autorisations dans S/4HANA. »

Next steps

Et maintenant ? Quels sont les next steps ? « Nous allons lancer un certain nombre de pré-projets en amont de la migration S/4HANA. Nous allons valider le timing et le scope du projet en nous basant sur les propositions de la pré-étude. Je rédige actuellement un Business Case qui sera bientôt présenté en Comité de direction. Il servira à la rédaction du cahier des charges pour l'implémentation. Ce document sera crucial pour sélectionner notre futur partenaire pour le projet S/4HANA. »