Planification complexe des gardes et piquets: la SWDE résout le casse-tête

Comment approvisionner de manière fiable près de 2,5 millions de ménages en eau potable de haute qualité grâce à un réseau de canalisations de plus de 40.000 km? La SWDE, la plus grande société de distribution d'eau potable de Wallonie (Belgique), dispose pour ce faire de la technologie, des processus et du personnel adéquats. Cependant, planifier le personnel 24/7, avec des horaires efficaces pour les gardes et les piquets, a longtemps été une tâche complexe. Quand Excel laisse peu de place à la flexibilité, quelle est l'alternative?

Ingénieurs de terrain, techniciens ou laborantins: lorsqu'ils sont de garde et qu'un incident se produit, ils doivent intervenir sur-le-champ. Même la nuit ou le week-end. «Il est essentiel pour nous à la SWDE d’assurer le meilleur équilibre possible entre vie professionnelle et vie privée», déclare Florence Hanzir, VP Human Resources. «Le travail posté et le travail avec des gardes et des piquets ont systématiquement un impact sur la vie personnelle de nos équipes. Il faut beaucoup d'organisation et de contrôle pour offrir à notre personnel des horaires faisables et s'assurer que les bonnes personnes soient disponibles au bon moment.»

De la planification manuelle à la planification automatisée du personnel

Pendant des années, la SWDE a planifié le travail des gardes et des piquets de façon manuelle, à l'aide de feuilles de calcul Excel. En raison de la variété des compétences, des rôles, des services et des régions impliqués, cette tâche était un casse-tête chronophage. Il était clair qu’une nouvelle approche devenait indispensable. «Nous étions convaincus qu'une vue d'ensemble centralisée et en temps réel du personnel nous aiderait à créer des horaires qui fonctionneraient pour tout le monde et pourraient aisément être adaptés en cas de changements», explique Leslie Jacobs, Project Manager.

Au cours d'une série d'ateliers avec des collègues de différents départements, Leslie Jacobs et Florence Hanzir ont défini les exigences business exactes de la SWDE. Ces exigences ont ensuite été résumées dans un appel d'offres. Flexso a proposé de développer une application de gestion des horaires qui serait basée sur SAP Fiori et intégrée de façon harmonieuse dans la plateforme SAP de la SWDE ainsi que dans l'outil de paie d’un tiers (non SAP).

Pourquoi Flexso?

L'équipe de la SWDE avait déjà travaillé avec Flexso sur d'autres projets dans le passé et était heureuse de renouveler cette collaboration. Ses membres ont apprécié la façon dont Flexso a abordé le projet. Aux yeux de la SWDE, les 5 atouts de Flexso étaient les suivants:

une équipe de professionnels expérimentés ;
une approche très flexible et pratique ;
la taille parfaite: assez petite pour manifester un intérêt réel et s'engager sérieusement ; assez grande pour faire appel à d'autres experts ;
travailler en cocréation, de manière agile ;
un point de contact unique.

Établir des calendriers: l'application aide la SWDE de 5 manières

La nouvelle application répond à toutes les exigences et va même au-delà. Les avantages qu’elle offre sont les suivants:

une gestion du planning des gardes et des piquets facilitée: grâce à la vue d'ensemble centralisée des données, des compétences et des disponibilités des travailleurs, la planification devient un jeu d'enfant pour les RH et les gestionnaires du planning. L'application aide ces derniers à résoudre tout conflit éventuel au niveau des calendriers.
des calendriers flexibles: les calendriers sont rapidement adaptés en cas de changements imprévus (maladie, etc.). Lorsque des collègues sont indisponibles, les gestionnaires du planning en sont informés et peuvent immédiatement chercher un remplaçant.
une communication fluide: chaque travailleur des gardes ou des piquets a accès à l'application et peut ainsi savoir exactement quand il sera en service. En cas de changements inattendus, les travailleurs sont automatiquement informés par SMS ou par mail.
une vue d’ensemble centralisée et en temps réel des informations: l'intégration dans le logiciel de paie garantit une rémunération correcte et des mises à jour automatiques du calendrier des congés annuels.
des gains de temps précieux: pour la seule équipe RH, la planification des gardes et des piquets prenait auparavant 2 jours par semaine pour 1 employé. Ce temps est désormais considérablement réduit. Les équipes chargées du planning gagnent elles aussi beaucoup de temps.

La satisfaction des travailleurs, un atout majeur

Pour que la nouvelle application soit un succès, il fallait que toutes les personnes concernées l'utilisent correctement et avec enthousiasme. Afin de garantir l'adoption par les utilisateurs, la SWDE a beaucoup investi dans la formation et la gestion du changement. Il a été clairement expliqué en interne pourquoi la nouvelle application était nécessaire et quels avantages elle apporterait. Une fois l'outil en place, il n'a pas été nécessaire de chercher à convaincre davantage le personnel: les avantages ont immédiatement été évidents pour l'équipe RH, les gestionnaires du planning et surtout, le plus important, pour les travailleurs des gardes et des piquets eux-mêmes.

Florence Hanzir: «Il est difficile de vivre avec un horaire de travail imprévisible. Actuellement, les travailleurs des gardes et des piquets ont une vue d'ensemble de leurs horaires six mois à l'avance. Il est donc beaucoup plus facile pour eux de planifier leurs loisirs et d'organiser leur vie de famille. En outre, ils peuvent aisément rechercher un collègue pour reprendre une garde, ce qui les autonomise. Dernier avantage mais non des moindres, l'application nous permet de planifier et d'équilibrer beaucoup mieux le travail posté. Les travailleurs sont désormais certains de ne jamais être de garde plusieurs semaines d'affilée. Cela aussi améliore la motivation et la satisfaction au travail.»

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