SAP Analytics Cloud pour numériser les budgets d’Etnic

Pour pouvoir recevoir des fonds de la Fédération Wallonie-Bruxelles, le fournisseur de services IT Etnic doit systématiquement établir un budget annuel. Afin d’automatiser la collecte et l’agrégation des données, Etnic a décidé d’implémenter la planification SAP Analytics Cloud avec l’aide de Flexso. Voici comment ils y sont parvenus.

Organisation publique au service d’organes publics, Etnic se doit d’établir un budget annuel pour pouvoir recevoir des fonds de la FWB en contrepartie de tous les services IT dont celle-ci a besoin. Jusqu’à récemment, tout se faisait principalement sur fichiers Excel. Les collaborateurs faisaient le tour de l’organisation, collectaient des informations et les agrégeaient pour obtenir un seul et unique fichier central injectable dans SAP. Pour accélérer le processus, réduire la quantité de travail manuel et rapprocher les considérations budgétaires des utilisateurs professionnels, Etnic était à la recherche d’une solution appropriée et évolutive capable d'accroître l’efficacité et de faire passer le processus budgétaire au niveau supérieur.

La planification SAP Analytics Cloud remplit tous les critères

L’objectif étant d’accroître la transparence et la marge d'innovation, une étude préliminaire visant à définir la solution la plus adaptée a été réalisée. Tous les intervenants du processus budgétaire ont dû dresser la liste de leurs difficultés, demandes et besoins. Les demandes furent les suivantes:

Le dispositif devait être convivial;
Il devait rester aussi standardisé que possible afin d’éviter tout développement sur mesure;
Il fallait utiliser la terminologie officielle tout en évitant le jargon financier de sorte que les utilisateurs professionnels appréhendent clairement leur contribution à l’ensemble du processus;
Il fallait accroître l’efficacité: gagner du temps et réduire le nombre d’erreurs;
Il fallait sauvegarder et stocker tout l’historique du budget opérationnel dans un seul et même emplacement;
Il fallait pouvoir utiliser le même outil pour établir, approuver et contrôler le budget;
Il fallait l’intégrer au système ERP SAP existant.

Les résultats de l’étude furent sans équivoque: SAP Analytics Cloud remplissait tous les critères. Une seule référence fiable pour réaliser l’ensemble des calculs budgétaires, qui devait pouvoir s’intégrer facilement au système ERP SAP existant d’Etnic.

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Un des autres avantages de l’étude préliminaire fut la possibilité pour Etnic de documenter et de revoir ses processus opérationnels. Cela signifie que le projet d’entreprise a été analysé plus rapidement et que le délai entre son lancement et sa livraison a pu être fortement raccourci.

Un taux d’adoption utilisateur et des avantages importants

Du point de vue technique, la mise en œuvre fut assez simple: création, test, formation des utilisateurs professionnels et lancement. L’un des aspects clés du projet à prendre en compte fut la gestion du changement, puisqu’il allait falloir former plus de 50 utilisateurs.

Pour susciter l’adhésion la plus forte possible, Etnic a décidé de ne pas suivre la méthode traditionnelle de désignation de personnes à former qui formeraient ensuite les utilisateurs finaux. L’entreprise a demandé à Flexso de former tous les utilisateurs, ce qui a permis d’obtenir un taux d’adoption et de satisfaction utilisateur très élevé.

Les utilisateurs disposent désormais d’une vue d’ensemble complète du budget et sont en mesure de suivre en ligne quelles composantes de celui-ci ont été approuvées ou recalées. Leur ancienne méthode de travail consistait à encoder les données chiffrées en juillet pour obtenir une décision finale en décembre, à propos d’un budget qu’ils peinaient alors à reconnaître. La transparence est un atout majeur pour booster le taux d’adoption utilisateur.

Rapidité, précision et transparence

Le calcul et l’établissement du budget dans SAP Analytics Cloud ont permis d’accélérer le processus de manière significative. Auparavant, créer des fichiers Excel distincts et les agréger pour obtenir un seul fichier central prenait au moins une semaine. Et quand il y avait des changements à apporter, ce qui se produit systématiquement, le fichier maître devait être recalculé.

Grâce à SAP Analytics Cloud, tout nouvel encodage ou toute modification est automatiquement agrégée et la direction peut assurer le suivi en temps réel et disposer à tout moment de la dernière version. Ce contrôle et ce suivi global en temps réel représentent un énorme avantage, à la fois pour les utilisateurs et la direction. Sans oublier que le nouveau système permet aux collaborateurs d’échapper à une semaine de travail harassant sur fichiers Excel.

Le nombre d’erreurs a par ailleurs été pratiquement réduit à néant. Comme les utilisateurs sélectionnent des valeurs à partir d’une base de données existante, les erreurs de frappe et l’encodage de valeurs inexistantes sont impossibles. Les rapports peuvent dorénavant être établis en temps réel afin d’obtenir la version la plus récente du budget. Et comme les données doivent être chargées dans le système ERP SAP de la Fédération, ce processus est également automatisé. Grâce à la centralisation de l’ensemble des données sur une seule et même plateforme, les données historiques peuvent désormais être suivies et comparées au fil des ans.

Dès aujourd’hui, les utilisateurs professionnels d’Etnic s’approprient et gèrent intégralement les flux budgétaires dans SAP Analytics Cloud. Voici donc un parfait exemple de la façon dont la numérisation de processus manuels accroît l’efficacité et offre des avantages exceptionnels à l’entreprise.