Cebeo projette les RH dans l’avenir avec SAP SuccessFactors

Une unité de soutien travaillant sur Excel

Cebeo est un grossiste belge de matériel électrotechnique et est une composante du groupe international Sonepar. Cebeo s’est agrandie ces dernières années suite à plusieurs acquisitions. L’organisation est passée de la vente en gros de matériel à des services et solutions plus complexes, comme la domotique. Cela a impliqué le recrutement de nouveaux profils et l’intégration de nouvelles compétences. Cette dynamique a été difficile à gérer pour le département RH, qui travaillait encore avec des fichiers Excel.

Toutes les informations relatives à nos employés étaient extraites d’une base de données hébergée par notre secrétariat social et copiées sur des feuilles Excel. De plus, la base de données n’était accessible qu’à un seul administrateur payroll et donc, à chaque fois qu’un responsable avait besoin d’informations, il lui fallait s’adresser à une seule personne qui devait faire face à un énorme surcroît de travail.

Ces dix dernières années, l’entreprise a gagné en volume, une évolution dans laquelle son département RH a joué un rôle clé. Ce département est passé d’un rôle initial de soutien au statut de département crucial pour l’avenir de l’entreprise.

En d’autres termes, le temps d’une métamorphose totale était venu : une transformation RH.

‘Sonepar’ : des RH numériques avec SAP SuccessFactors

Cebeo fait partie de Sonepar, un groupe international fonctionnant de manière décentralisée : chaque pays est géré de manière indépendante. La nécessité s’imposait toutefois de disposer d’une plateforme supportant la rationalisation des processus RH dans tous les pays. Ils ont opté pour SAP SuccessFactors (SFSF) et l’ont baptisé « Sonepeople ».

Le département RH avait initialement décidé de donner la priorité à une série de fonctionnalités pour sa nouvelle plateforme RH.

Quatre modules ont été inclus dans la solution standard :

• Performance & goals (Performances et objectifs)
• Succession & development (Succession et développement)
• Employee central (l’employé au centre)
• Learning (LMS, apprentissage)

Les autres modules étaient optionnels au départ mais Cebeo a rapidement décidé de miser totalement sur SuccessFactors.

« Nous voulions que SFSF gère l’ensemble du processus de RH, du recrutement au départ à la retraite », explique Annie. « Sonepar avait une équipe de projet centralisée pour les plus grands pays tels que les États-Unis et le Canada. Ces implémentations ont fait office de modèle standard pour les plus petits pays comme le nôtre. Mais comme nous souhaitions une implémentation étendue, nous avons décidé de trouver un partenaire externe pour nous aider à implémenter SFSF comme nous l’envisagions. Flexso for People était le partenaire idéal pour cela. »

Implémentation et gestion du changement

Dans le cadre du projet HR Transformation, Flexso for People a aidé en conseillant au sujet des solutions possibles et de l’implémentation technique.

« Nous avons été très satisfaits de l’expertise de Flexso, tant pour la définition du périmètre de projet que pour l’implémentation technique. Ils connaissent l’outil sur le bout des doigts et ont en plus la connaissance requise en matière de processus RH », ajoute Annie.

Outre l’aspect technique de la transformation, la gestion du changement était un volet crucial du projet. La composante gestion du changement a également été gérée et coordonnée par un consultant Flexso, qui a pris en charge la communication lors de webinaires et de formations pour l’équipe.

Résultats : parés pour l’avenir

Cebeo tire d’ores et déjà profit de cette transformation, explique Annie. « La rapidité et l’efficacité de notre département RH ont augmenté spectaculairement. Nous disposons d’une base de données centralisée comportant des informations précises et actualisées. L’annuaire actif est automatiquement lié à d’autres processus tels que le payroll, l’IT, les comptes clients, etc. »

Un autre avantage important de la transformation est que SuccessFactors permet à l’équipe RH de réviser ses propres processus et de les optimiser au besoin.

Je peux l’affirmer sans hésiter : cette transformation nous a conduits à disposer d’un environnement RH hypermoderne et paré pour l’avenir. Nous améliorons et implémentons de nouvelles fonctionnalités en permanence, tout en étant d’ores et déjà prêts à répondre aux besoins opérationnels de notre entreprise en pleine croissance, et Flexso y est pour beaucoup.