SAP Analytics Cloud unterstützt Personalplanung bei RBI Bank

Vor kurzem hat die Raiffeisen Bank International (RBI) sich das Ziel gesetzt, die Personalplanung für ihre 44.000 Beschäftigten mithilfe von SAP Analytics Cloud durchzuführen. Im Projektverlauf wurde darauf geachtet, eine szenariobasierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen und Planungsverantwortung zu dezentralisieren.

In einer Zeit, in der auch der Bankensektor mit schnell wechselnden Marktbedingungen konfrontiert wird, kann sich die Personalplanung als Herausforderung erweisen. Entscheidend ist es, schnell und flexibel reagieren zu können, indem Livedaten berücksichtigt und auf das sich entwickelnde Geschäftsfeld angewendet werden. Dies war auch der Fall bei Raiffeisen Bank International, einer der führenden internationalen Banken Österreichs.

Von manueller Anpassung zu flexiblen und skalierbaren Prozessen

Durch ihre Tätigkeit auf diesen verschiedenen Märkten, entstand der Bedarf,die Transparenz und den Berichtsfluss innerhalb der Organisation zu verbessern.

Genau wie viele andere Unternehmen waren sie bereits auf SAP S/4HANA, das Cloud-gestützte ERP-System, umgestiegen. Mithilfe dessen konnten die Geschäftsprozesse gestrafft werden und eine zukunftssichere Basis für eine bessere funktionsübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern aller Hierarchiestufen geschaffen werden.

Bei der Automatisierung der Planungs- und Berichtsabläufe standen sie jedoch noch immer vor großen Herausforderungen:

Erstellung einer Übersicht über den Umfang und die Komplexität interner Prozesse
Wahl einer geeigneten Plattform
Passgenaue Umsetzung der Anwendungslogik, einschließlich nicht standardisierter Verfahren
Abstimmung aller Daten aus diversen Quellen
Reduzierung manueller Berechnungen

Eine der führenden internationalen Banken Österreichs

Die RBI mit Hauptsitz in Wien, ist eine der führenden Kommerz- und Investitionsbanken Österreichs. Über ein breites Netzwerk von Tochterbanken in Zentral- & Osteuropa bedient die RBI viele Stakeholder:

17 Millionen Kunden
1.707 Geschäftsstellen
12 Märkte
44.338 Mitarbeiter

Neue Möglichkeiten mit Cloud Analytics

Anfang 2020 startete die RBI den Implementierungsprozess. Da man unternehmensweit den strategischen Umstieg auf eine SAP-integrierte Umgebung mit S/4HANA und SuccessFactors bereits realisiert hatte, erschien die Entscheidung für SAP Analytics Cloud (SAC) als ein logischer Schritt. Überdies ist der in SAC verfügbare Standardinhalt ein solides Fundament, auf dem kundenspezifische Applikationen, diverse Berechnungen und maßgeschneiderte Berichte aufgebaut werden können.

>> Die Stärke von SAP Analytics Cloud

“Früher wurde unsere Personalplanung zentral durchgeführt und war mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Dieser Prozess war durchaus risikoreich: er hing von der Zeit und Erfahrung einiger Schlüsselpersonen ab.“
Matthias Loidolt - Delivery Manager im Agile-Delivery-Accounting- und HR-Team bei der RBI.

Um einen reibungslosen Umstieg auf das neue Berichts- und Planungstool zu gewährleisten, arbeitete die RBI mit einem agilen Setup: vier Einführungszyklen pro Jahr, in denen die Lösung mit weiteren Funktionalitäten angereichert wurde. So erhielten die Kostenstelleninhaber bereits einen ersten Eindruck über die Möglichkeiten, die die neue Applikation bietet, auch wenn sie selbst noch keine Änderungen vornehmen konnten. Während des Projektes wurden darüber hinaus diverse KPIs definiert, die den Planungsprozess unterstützen sollen. Durch die schrittweise Einführung wurde die Personalplanung zwar vorerst noch zentral erledigt, war aber bereits weitestgehend automatisiert. Mit dem darauffolgenden Planungszyklus nach dem Sommer 2022 ist es nun auch Kostenstelleninhabern möglich, die Personalplanung vorzunehmen.

Matthias Loidolt: „In der Anfangsphase wurde viel von der Implementierungsarbeit von Flexso übernommen. Dank der Schulungen durch unseren Partner, konnte das Team der RBI schon bald selbstständig neue Funktionalitäten hinzufügen. Der Beitrag von Flexso wandelte sich schrittweise von der Einführung des Features hin zur Unterstützung des RBI internen Teams.“

Die Anforderungen der RBI:

Ein einheitliches Tool, das einfach und inituitiv zu benutzen ist, einzusetzen
Konsolidierte Daten aus vielen und diversen Quellen
Automatisierung und Risikoabbau manueller Vorgänge
Dezentralisierung und Empowerment der Kostenstelleninhaber
Skalierbarkeit
Möglichkeit zur Simulation verschiedener Szenarien

Lohnende Herausforderung

Heute ist das Projekt ein voller Erfolg, dennoch gab es während der Umsetzung einige Herausforderungen zu bewältigen. „Die Klärung von Rechtsfragen, die Erfassung der verschiedenen Datenquellen und die Umsetzung der Geschäftslogik mit all ihren Variationen und Ausnahmen nahm mehr Zeit in Anspruch als gedacht. Aber so erkannten wir auch, wie wichtig diese Übung war und wie viel wir an Flexibilität und Risikoabbau durch das neue Tool gewinnen konnten.“

Eines der Ziele des Projekts bestand darin, verschiedene Szenarien simulieren zu können. Eine Anforderung, die angesichts der heutigen unsicheren geopolitischen Situation nur noch dringender geworden ist.

"Dank der Schulungen durch Flexso kann unser internes Team bei der RBI nun selbstständig neue Funktionalitäten hinzufügen.”
Matthias Loidolt - Matthias Loidolt, Delivery Manager im Agile-Delivery-Accounting- und HR-Team bei der RBI

Loidolt: „Wir hatten vorgesehen, dass die Simulation von Szenarien in der Zukunft möglich sein würde, auch auf Ebene der Kostenstelleninhaber. Aber wir hatten nicht gedacht, dass das so schnell gehen würde. Heute können wir von vornherein verschiedene Zahlenreihen durchlaufen lassen.“

Der Personalplanungszyklus war der erste Usecase der RBI mit SAP Analytics Cloud. Die Plattform erwies sich als eine solide Basis für die Planung und Analyse, sodass die RBI die Lösung für ihre Personalplanung erweitert und weitere Einheiten integriert. Auf diesem Weg erkundet die RBI die verschiedenen Möglichkeiten, die SAP Analytics Cloud quer durch die gesamte Organisation ermöglicht.