Entdecken Sie die nachhaltige und flexible Mobilitäts-App der Bank Degroof Petercam

Eine HR-SAP-Einrichtung ohne bestehendes Grundsystem in 18 Monaten

Mit weltweit über 100 juristischen Personen in 34 Ländern verfügt Andritz unbestritten über eine komplexe Struktur. „Wir mussten dringend unsere Daten vereinheitlichen, um eine einzige qualitätsgesicherte Datenbank zu schaffen und damit unsere Personaldaten transparenter und für andere Teile des Unternehmens zugänglich zu machen“, erklärt Steve Morrison, HR Group Information Systems Manager bei Andritz.

Und es musste schnell gehen: Die Geschäftsleitung hatte Steve und seinem Team für die Bewältigung der Aufgabe 18 Monate Zeit gegeben – und das bei einem kompletten, bei Null beginnenden Projekt, für das kein System vorhanden war, das als Grundlage hätte dienen können. „Es war tatsächlich ein wenig so, als sollte ein Kaninchen aus dem Hut gezaubert werden“, kommentiert Steve im Rückblick. Unser erstes Ziel war es, eine einzige qualitätsgesicherte Datenbank für Personaldaten zu schaffen und uns dabei zudem auf die Integration unserer Personaldaten mit anderen Abteilungen, z. B. der Finanzabteilung, zu konzentrieren. Im Anschluss daran haben wir alle wichtigen Personalprozesse erstellt: Rekrutierung, Onboarding, Leistungsmanagement usw.“

„Es war tatsächlich ein wenig so, als sollte ein Kaninchen aus dem Hut gezaubert werden. Unser erstes Ziel war es, eine einzige qualitätsgesicherte Datenbank für Personaldaten zu schaffen und uns dabei zudem auf die Integration unserer Personaldaten mit anderen Abteilungen, z. B. der Finanzabteilung, zu konzentrieren. Im Anschluss daran haben wir alle wichtigen Personalprozesse erstellt: Rekrutierung, Onboarding, Leistungsmanagement usw.“

Termin- und budgetgerecht dank Flexso Accelerator

Angesichts des engen Zeitrahmens entschied sich Andritz für den Flexso Accelerator-Ansatz: ein vorgefertigtes Paket, das schnell implementiert werden kann und auf Best Practices basiert. „Wir haben uns, wo erforderlich, an den Anforderungen des Andritz-Projektteams orientiert“, erklärt Andreas Behrendt, Partner bei Flexso for People Austria.

Das gesamte Projekt wurde termin- und budgetgerecht fertiggestellt – keine leichte Aufgabe, aber besonders beeindruckend, wenn man bedenkt, dass dies auf dem Höhepunkt der COVID-19-Pandemie erfolgte. Steve: „Wir haben das Projekt in der Woche vor dem ersten Lockdown gestartet. Im Grunde haben wir also die gesamte Implementierung von zu Hause aus durchgeführt. Einige der Teammitglieder, mit denen ich schon seit zwei Jahren zusammenarbeite, habe ich erst letzte Woche persönlich kennengelernt!“

Von der Fragmentierung zum vereinheitlichten System

Die Pandemie war nicht die einzige Herausforderung für das Team. „Die Daten, die wir in das neue System importieren mussten, waren nicht einfach zu konsolidieren: Andritz hatte, verteilt über die verschiedenen Länder, mehr als 14 verschiedene HR-Systeme in Betrieb“, erinnert sich Steve. „Die Daten waren über Excel-Dateien, PowerPoints, E-Mails und Sonstiges verstreut. Die Überprüfung und die Verbesserung der Datenqualität waren definitiv ein wichtiger Teil des Umsetzungspuzzles.“

Inzwischen aber genießt Andritz die Vorteile einheitlicher Personaldaten. Steve: „Zum ersten Mal sind wir in der Lage, im gesamten Unternehmen einen einheitlichen Ansatz für Leistungsbeurteilungen zu nutzen. Und auch der Verwaltungsaufwand hat sich deutlich verringert: Wir haben nicht nur eine Kostenersparnis von 8 %, vielmehr sind Berichte, für die wir früher drei Wochen brauchten, jetzt in nur 30 Sekunden verfügbar.

Eine solide Ausgangsbasis

Insgesamt ist die Einführung von SAP SuccessFactors für Andritz ein großer Erfolg. Doch die Arbeit des Teams ist noch lange nicht beendet. „Jetzt, wo wir eine solide Ausgangsbasis haben, sind wir bereit, die nächsten Schritte zu unternehmen. In den kommenden zwölf Monaten werden wir eine unserer Schwestergesellschaften in das neue System einbinden, das Lernmanagement-Modul weltweit starten, die Vergütungs- und Nachfolgemodule einführen, das Organigramm weiterentwickeln und weitere Schnittstellen zur Gehaltsabrechnung entwickeln. Und natürlich werden wir auch weiterhin vom System lernen und es bei jedem weiteren Schritt stabilisieren und optimieren. Es ist eine starke neue Personaldaten-Welt, die es zu entdecken gilt, und wir sind gespannt auf die neuen Möglichkeiten!