Wie Franke globale HR-Daten mit SAP SuccessFactors vereinheitlicht

Mit ihrem "One Franke"-Ansatz sucht die Gruppe zunehmend nach Möglichkeiten, ihre Geschäftsprozesse zu harmonisieren, Redundanzen zu beseitigen und sicherzustellen, dass sich jede Abteilung und Region auf ihr Potenzial konzentrieren kann. Zu diesem Zweck hat sie ein Projekt gestartet, um eine einheitliche Sicht auf ihre globalen HR-Daten zu erhalten.

Blind Spots in HR-Daten beseitigen

Da Franke ein globales Unternehmen ist, wurde eine harmonisierte Sicht auf Daten und Reports immer wichtiger. Die erste Herausforderung, die es zu bewältigen galt, war die Notwendigkeit für die Finanzabteilung, einen zentralen Überblick zu erhalten und blinde Flecken in den HR-Daten zu beseitigen. "Wir hatten Schwierigkeiten zu wissen, wie viele Mitarbeiter wir haben", sagt Adèle Fouet, Leiterin der globalen HR-Systeme und des Reportings.

Es gab keine globale Datenbank für unsere Mitarbeiter. Jedes Land gab seine Vollzeitäquivalente (VZÄ) ein, aber es war unmöglich, tiefer in die Details zu gehen. Wie viele davon sind Vertriebsmitarbeiter? Warum gibt es in einem bestimmten Land einen Anstieg von 0,2 Vollzeitäquivalenten? Wir brauchten einen besseren Überblick über unsere Personaldaten.

Die beste Methode zur Überprüfung der Zahl der Vollzeitäquivalente war der Vergleich der VZÄ-Daten mit den globalen Daten des Identity & Access Management (IAM): den einzelnen Konten, die sich bei den Computersystemen anmelden können. Allerdings waren diese Daten nicht synchronisiert, sodass das HR-Team die Informationen erst suchen und dann manuell verknüpfen musste.

Bedarf an ausführlicherem FTE-Reporting

Abgesehen von der allgemeinen Übersicht wollte die Personalabteilung ihre Mitarbeiterdaten mit ihren Finanzberichten verbinden, um ein fortschrittlicheres Reporting aufzubauen. Um dies zu erreichen, begann man mit dem Konzerncontrolling zu arbeiten. Jedoch hatte diese Arbeitsweise immer noch ihre Tücken, wenn es um Effizienz und Abstimmung ging. Abschließend lässt sich sagen, dass es keine Single Source of Truth gab, die zuverlässige VZÄ-Daten liefern konnte.

Die lokalen Personalabteilungen übermittelten die Listen mit den VZÄ-Daten an das Controlling, die dann in unser Finanztool integriert wurden. Da dies jedoch in die Zuständigkeit der Finanzabteilung fiel, war die Personalabteilung nicht vollständig in den Prozess eingebunden. Infolgedessen gab es verschiedene Interpretationen der Definitionen, und in Kombination mit menschlichen Fehlern kostete es beide Teams viel Arbeit, all diese Eingaben zusammenzufügen."

Daher beschloss die Organisation, nach einem Tool oder einer Lösung zu suchen, die ihren Anforderungen gerecht wird und diese Herausforderungen meistert.

SAP SuccessFactors als Erfolgsschlüssel für dieses Projekt

Der Start einer gruppenweiten "Business Intelligence" Initiative bei Franke war die perfekte Gelegenheit, die globalen HR-Daten weiterzuentwickeln und auf die nächste Stufe zu bringen. Aber die Zentralisierung und Harmonisierung von Prozessen ist natürlich ein schrittweiser Prozess.

Das Team von Franke recherchierte, ob ein Tool oder eine Plattform dabei helfen könnte. Schnell fiel die Wahl auf SAP SuccessFactors, mit dem das Unternehmen bereits für Performance Management und Recruiting arbeitete. Darüber hinaus nutzte die Zentrale in der Schweiz bereits das SAP SuccessFactors-Modul Employee Central, um ihre Kernprozesse im Personalwesen zu verwalten.

Die ursprüngliche Idee war, SuccessFactors in der Schweiz mit dem neuen, globalen System zu integrieren. Dies erwies sich jedoch als komplexer, als von vorne anzufangen und alles in ein globales Template zu integrieren.

Hierbei hat sich Franke für Flexso als Partner entschieden.

Ausrichtung von HR- und Finanzdaten mit SAP Analytics Cloud

Da alle globalen Personaldaten nun automatisch in SuccessFactors verwaltet werden, können die Mitarbeiter der Personalabteilung nun alle FTE-Daten direkt in das zentrale Cloud-System eingeben. Diese Daten werden dann automatisch in SAP Analytics Cloud verarbeitet, die alle FTE-Informationen berechnet und anzeigt.

Von dort fließen die Daten automatisch in das Finanztool, wo das Controlling die Daten abzeichnet oder sich direkt an die Personalabteilung wendet, wenn etwas fehlt. Das bedeutet, dass die Personalabteilung jetzt die Federführung für die Daten innehat. Während früher sowohl die Personalabteilung als auch das Controlling bloße Annahmen, über die von der anderen Seite stammenden Daten machten, gibt es jetzt eine direkte Kommunikation zwischen beiden Abteilungen.

"Die Personal- und die Finanzabteilung arbeiten jetzt mit der gleichen zentralen Datenbank in einem einzigen System. Das bedeutet, dass sie enger kooperieren und kommunizieren. Beide Abteilungen verstehen die Prozesse und Bedürfnisse des jeweils anderen und arbeiten mit einer einzigen Single Source of Truth."

Access & Identity Management durch SuccessFactors

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das On- und Offboarding über SuccessFactors in andere Systeme integriert ist. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, gibt die Personalabteilung das Kündigungsdatum in SuccessFactors ein. Das Windows-Konto wird dann zu diesem Datum automatisch abgeschaltet. Umgekehrt, wenn jemand eingestellt wird, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt einsteigt, kann er genau zu diesem Zeitpunkt auf alles zugreifen.

Es ist schon beeindruckend zu sehen, dass man das komplett über SuccessFactors verwalten kann und es funktioniert perfekt. Sogar mit der ganzen Komplexität von externen Personen mit spezifischen Sicherheitsrechten und Ausnahmen. Wir sind sehr stolz darauf, dass wir dieses Projekt innerhalb des Umfangs, des Budgets und des Zeitplans abgeschlossen haben. Viele Leute im Unternehmen betrachten dies als ein echtes Referenzprojekt.

Eine neue Welt der Möglichkeiten: HR KPIs

Mit den KPI-Dashboards, die mit wenigen Klicks und entsprechenden Berechtigungen für verschiedene Geschäftspartner sichtbar sind, kann die Personalabteilung nun potenzielle Probleme wie hohe Fluktuationsraten oder ein hohes Durchschnittsalter erkennen und entsprechend handeln und mühelos auf bestimmte Länder oder Funktionen herunterbrechen.