Der Fall Galapagos: Wandel in einem schnelllebigen Umfeld

Der Biotech-Gigant Galapagos expandiert und wächst seit vielen Jahren exponentiell. Um seine HR-Herausforderungen zu bewältigen und seine Ambitionen zu unterstützen, machte sich das Unternehmen daran, seine HR-Prozesse umzugestalten - und schaffte dies in nur einem Jahr.

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In unserem Webinar "Der Fall Galapagos" haben wir Sandro Flamée, Head of Payroll, HR Services and HRIS bei Galapagos, eingeladen, um zu zeigen, wie es dem führenden Biotech-Unternehmen gelungen ist, seinen HR-Transformationsprozess innerhalb einer so kurzen Zeitspanne zu bewältigen.

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Die Erfahrung der Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt rücken

Galapagos hat sich auf den Weg gemacht, ein "cooler Arbeitsplatz" zu werden, mit dem Ziel, den Mitarbeiter:innen ein einzigartiges Erlebnis zu bieten. In der von Leistung und Exzellenz geprägten Unternehmenskultur spielt das HR-Team eine wichtige Rolle bei der Verwirklichung der Ambitionen der Organisation.

"Wir haben unsere Kolleg:innen gefragt, was sie von unserer Personalabteilung erwarten", erklärt Sandro Flamée. "Ein wesentlicher Teil dieses Prozesses war die Abstimmung zwischen unseren Führungskräften und unseren Mitarbeiter:innen. Auf der Grundlage des Feedbacks beider Gruppen und in Kombination mit den vom Unternehmen gesetzten Zielen haben wir eine Analyse der Herausforderungen durchgeführt, die wir während unserer Transformation bewältigen mussten."

Großes Wachstum erfordert neue Ansätze

Galapagos ist ein bahnbrechendes globales Biotech-Unternehmen mit Sitz in Mechelen. Es hat sich zum Ziel gesetzt, das Leben von Patient:innen mit ungedecktem medizinischem Bedarf durch die Entwicklung neuartiger Therapien zu verbessern. Galapagos beschäftigt weltweit mehr als 1.300 Mitarbeiter:innen, eine Zahl, die sich in nur 4 Jahren verdreifacht hat. Im Jahr 2020 stellte sich das Unternehmen der Herausforderung, seine HR-Prozesse so umzugestalten, dass sie den Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter:innen besser als je zuvor gerecht werden.

Schlanke Prozesse für kontinuierliche Verbesserung

“In einem schnelllebigen Umfeld wie dem unseren ist es absolut unerlässlich, schlanke Prozesse anzubieten, die eine kontinuierliche Verbesserung ermöglichen", fährt Sandro fort. "Die Bedürfnisse unserer Organisation und unserer Mitarbeiter:innen ändern sich ständig, daher müssen unsere HR-Prozesse anpassungsfähig und skalierbar sein und ein reibungsloses Benutzererlebnis bieten.”

Sandro Flamee

"Die Bedürfnisse unseres Unternehmens und unserer Mitarbeiter:innen ändern sich ständig, daher müssen unsere HR-Prozesse anpassungsfähig und skalierbar sein und ein reibungsloses Benutzererlebnis bieten."

Sandro Flamée - Leiter der Abteilung Gehaltsabrechnung, HR Services und HRIS bei Galapagos

Sandro und sein Team wollten sicherstellen, dass der neue HR-Ansatz sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch denen der Mitarbeiter:innen gerecht wird.
Galapagos stellte vier Herausforderungen fest:

  • schnelles Wachstum mit Mitarbeiter:innen in zehn Ländern;
  • eine komplexe Benutzererfahrung durch über viele Systeme verstreute Mitarbeiterdaten;
  • mehrere unterschiedliche Systeme für jeden Prozess, was zu Problemen bei der Zuverlässigkeit der Daten und der Berichterstattung führte;
  • nicht skalierbare, unflexible Einzelsysteme mit unzureichenden Integrationsmöglichkeiten.

Ausgehend von Best Practices und von dort aus maßgeschneidert

Galapagos hat sich mit Flexso zusammengetan, um seine HR-Prozesse im Zuge der Einführung von SAP SuccessFactors umzugestalten und schloss die Transformation in nur einem Jahr ab.

"Das Ergebnis ist eine integrierte Landschaft, die Integrationen mit SAP Finance, SharePoint, Active Directory und SD Connect sowie anderen Lösungen und Datenquellen erforderte", erklärt Stijn Verschueren, Projektleiter bei Flexso.

Mock up galapagos successfactors golive

"Der Ausgangspunkt war ein Fit-to-Standard-Ansatz. Um den Prozess über mehrere Länder hinweg zu integrieren, verwendete Galapagos eine globale Vorlage, die lokale Ausnahmen auf ein Minimum beschränkt. Wir beschleunigten die Implementierung mit Hilfe des Flexso Accelerator-Programms, welches eine standardisierte Lösung auf der Grundlage von Best Practices darstellt. Diese Lösung wird dann an die Bedürfnisse des Kunden angepasst. Der Flexso Accelerator war der ausschlaggebende Faktor, warum diese Umstellung in nur einem Jahr umgesetzt werden konnte.“

Wertvolle Out-of-the-Box-Lösungen

Die Ausnahmen und besonderen Anforderungen wurden zunächst aus dem Projektumfang herausgenommen, um die Geschwindigkeit des Projekts zu gewährleisten. Alle zusätzlichen Erweiterungen und Anforderungen wurden außerhalb des Standardumfangs umgesetzt.

Ein Beispiel für eine hochwertige Out-of-the-Box-Lösung, die die besonderen Anforderungen von Galapagos erfüllt, ist die Erweiterung für externe Mitarbeiter:innen. Da das Standard-Onboarding-Modul nicht zulässt, dass vorübergehend Beschäftigte über die zentrale Datenplattform verwaltet werden, hat Flexso eine Erweiterung entwickelt, die die Anfrage nach einem vorübergehenden Beschäftigten einleitet. Sie füllt auch automatisch die erforderlichen Basisdaten aus und leitet diese Daten an die Organisation weiter.

Von Anfang an auf die geschäftlichen Anforderungen ausgerichtet

"Da das Projekt von unserem Führungsteam unterstützt wurde und von Anfang an mit den Geschäftszielen übereinstimmte, kamen wir schnell voran", erklärt Sandro. "Es ist wichtig, sowohl das Feedback der Führungskräfte als auch der Mitarbeiter:innen zu berücksichtigen, um alle Bedürfnisse im Rahmen des Projekts in Einklang zu bringen. Eine Grundvoraussetzung für eine schnelle und erfolgreiche Prozessumstellung ist es, von den Unternehmenszielen auszugehen.

"Das Projekt war auch ein gutes Beispiel für die Zusammenarbeit zwischen Galapagos und Flexso. Flexso übernahm beispielsweise die Datenmigration, so dass wir uns ganz auf das Testen der Implementierungen konzentrieren konnten. Das Projektmanagement erforderte viel agile Planung, aber die Reise war ein perfektes Beispiel für eine gelungene Teamarbeit zwischen Berater:innen und Expert:innen beider Unternehmen", so Sandro abschließend.

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Geschrieben von

Stijn Verschueren

Stijn Verschueren

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