Wie Bekaert die Ausgabenverwaltung mit SAP Concur automatisiert

Die Ausgabenverwaltung kann eine echte Herausforderung sein – insbesondere für ein internationales Unternehmen mit vielen verschiedenen lokalen Vorschriften und Arbeitsweisen, die berücksichtigt werden müssen. Bekaert, weltweit Technologie- und Marktführer in der Stahldrahtverarbeitung, machte sich auf die Suche nach dem perfekten digitalen Tool – und dem idealen Partner – für die Automatisierung, Zentralisierung und Standardisierung seiner Ausgabenverwaltung und verknüpften Datenströme an seinen Standorten auf der ganzen Welt.

Globales Geschäft, globale Herausforderungen

Bekaert wurde vor 140 Jahren gegründet und ist weltweit für seine Produkte und Lösungen aus Stahldraht bekannt. Mit 28.000 Mitarbeitern, Kunden in 120 Ländern und Produktionsstandorten auf der ganzen Welt ist Bekaert ein gutes Beispiel eines wirklich globalen Unternehmens – was einige einzigartige Herausforderungen mit sich bringt.

Bei der Ausgabenverwaltung wurden innerhalb des Unternehmens verschiedene Ansätze verfolgt. Während es lokal einige Initiativen zur Automatisierung gab, arbeiteten andere Standorte nach wie vor manuell. „Die meisten Standorte schickten Dokumente per E-Mail oder sogar ausgedruckte Formulare zwischen den Standorten, den Managern und der Buchhaltung hin und her,“ erklärt Johan Vanbergen, Finanzmanager bei Bekaert und Projektleiter für die Implementierung von SAP Concur.

Die Abschaffung dieser zeitraubenden manuellen Ausgabenprozesse und Genehmigungsabläufe – und das damit verbundene Risiko menschlicher Fehler – war für Bekaert Priorität.

Eine starke End-to-End-Lösung für die Ausgabenverwaltung

Bei Bekaert wurde ein Projektteam gebildet, um eine Lösung zu implementieren, die Fehlerrisiken reduziert, Papierkram eliminiert und damit die Effizienz steigert sowie Kosten spart.

Eine der wichtigsten Zielsetzungen von Bekaert war eine reibungslose Integration mit ihrem SAP-System vor Ort, darunter auch die Finance- und HR-Module, die beide notwendig sind, um den End-to-End-Prozess der Erfassung, Einreichung und Genehmigung von Mitarbeiterausgaben zu optimieren. Daher fiel die Wahl auf SAP Concur Cloud, da es:

globalen Fokus und ebensolche Präsenz hat;
einfach in der Anwendung und mobilfreundlich ist;
die Einhaltung lokaler Gesetze und Unternehmensrichtlinien vereinfacht;
sich nahtlos in die SAP-Finance- und -HR-Module integrieren lässt;
und vielerlei Out-of-the-Box-Tools für das Berichtswesen bietet.

Bekaert wählte Flexso als bevorzugten Partner. „Wir wissen aus Erfahrung, dass Flexso sehr gut darin ist, ein kombiniertes Team aus Fachleuten unserer beiden Unternehmen zusammenzustellen und sie zu inspirieren, als Einheit zusammenzuarbeiten“, bestätigt Vanbergen.

Flexso übernahm dann die Führung bei der Organisation von Workshops - global, lokal, online und vor Ort - um sowohl globale als auch lokale Bedürfnisse und Erwartungen auf einen Nenner zu bringen.

Erfahren Sie alles über Concur

Fristen, Budget, Umfang respektiert – alle Ziele erreicht!

Die Planungsarbeiten begannen im September 2019 und umfassten drei geografische Gebiete: Nordamerika, Belgien und die Slowakei. Im November 2019 war die Konfiguration für Nordamerika abgeschlossen und die Systemtests wurden eingeleitet. Und im Januar 2020 wurde das System für nordamerikanische Nutzer reibungslos in Betrieb genommen – pünktlich, budgetgerecht und genau wie geplant.

Im vierten Quartal 2020 gab das Team der Implementierung in Belgien den letzten Schliff, und die Slowakei folgte rasch nach.

Bekaert: 30.000 Mitarbeiter weltweit, eine globale HR-Strategie

Erfahren Sie, wie wir Bekaert geholfen haben, die Mitarbeiterdaten aller 30.000 Beschäftigten auf der weltweit an einer Stelle zu zentralisieren, was den Weg für Effizienz, Analysen und globale Erkenntnisse freimachte.

Hier finden Sie die Story.

Automatisierte Prozesse, intuitive Tools, zufriedene Mitarbeiter

Dank der neuen Lösung verfügt Bekaert jetzt über ein automatisiertes System, wodurch das Unternehmen in der Lage ist:

Ausgaben von Arbeitnehmern schnell, einfach und korrekt zu erstatten;
sich auf immer aktuelle ERP-Finanzsystemdaten zu verlassen;
diese Daten zu analysieren, um Prozessabläufe kontinuierlich zu verbessern.

Die Endanwender von Bekaert sind von der Flexibilität und Einfachheit von SAP Concur beeindruckt. "Es ist so einfach zu bedienen, und die Automatisierung wird sehr geschätzt", fasst Johan zusammen.

Lessons learned

HR- und Stammdaten vorab abgleichen, um später Zeit zu gewinnen
Fokus auf globale Prozesse, die auf die Anforderungen der Anwendung ausgerichtet sind – nicht auf lokale Prozesse
Besondere Aufmerksamkeit gilt Unterschieden von Land zu Land bei der Kreditkartenintegration
Möglichst starke Einbeziehung lokaler Teams

Eine stufenweise Einführung macht Abläufe komplex, wenn Mitarbeiter in aktiven Ländern Ausgaben bei Managern in Ländern einreichen, die noch nicht aktiv sind