Eine Personallandschaft – ein Team: Wie Allnex mit einem strategischen Wechsel in die Cloud das globale Personalwesen harmonisiert

Allnex (DE), ein weltweit führender Anbieter von industriellen Beschichtungsharzen, hatte nach der großen Fusion mit nuplex ein ehrgeiziges Ziel: Effizienzsteigerung durch Zentralisierung und Standardisierung aller globalen Personalprozesse.

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Darüber hinaus wollte das Unternehmen seine Personalarbeit mit seinen strategischen Zielen in Einklang bringen – in allen Ländern der Welt. Ein cloudbasiertes HRIS war die beste Option. Allnex entschied sich gemeinsam mit Flexso für die Implementierung von SAP SuccessFactors, eine Entscheidung, die durch die Expertise von Flexso und seiner optimalen Vorgehensweise begründet war.

Von Europa bis Südostasien, China, Australien, den USA und Brasilien: allnex beschäftigt rund 4.000 Mitarbeiter in über 30 Ländern rund um den Globus. Da das Unternehmen aufgrund zahlreicher Fusionen und Übernahmen auf allen Kontinenten tätig ist, sah sich die Personalabteilung mit großen Unterschieden in der Unternehmenskultur, den Prozessen im Personalwesen, den Vergütungsstrategien, den Mitarbeiterleistungen, den Bedürfnissen usw. konfrontiert. Darüber hinaus wurde eine Fülle von Systemen und Tools für die Gehaltsabrechnung und das Berichtswesen verwendet.

Schaffung der Grundlagen für das Personalwesen als globaler, strategischer Geschäftspartner

Die fehlende Integration machte es dem Personalteam von allnex schwer, effizient zu arbeiten. Die Verarbeitung von Stundenzetteln, die Berechnung von Löhnen und Mitarbeiterprämien, eine einzige, einheitliche Sicht auf die Lohn- und Gehaltsdaten: Es ist eine zeitraubende Aufgabe, wenn Sie Daten aus verschiedenen Systemen rund um den Globus sammeln müssen. „Die Berichterstattung über die Mitarbeiterzahl am Ende eines jeden Monats war eine wahnsinnig schwere Aufgabe. Wir brauchten mehr Automatisierung, mehr Self-Service-Funktionen usw.“, sagt Lieve Vanderhaeghe, Compensation and Benefits Director bei Allnex. „Außerdem hatte die Software, die ein Teil unserer Länder verwendete, das Ende ihrer Lebensdauer erreicht und war nicht DSGVO-konform.“

Darüber hinaus wollte das Personalteam die Personalarbeit an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichten – um ein echter Partner des Unternehmens zu werden. Um die Grundlage für diese strategische Weiterentwicklung zu schaffen sowie die Personalprozesse und das Berichtswesen zu beschleunigen, entschied sich Allnex für die Investition in ein zentrales, cloudbasiertes Personalinformationssystem.

Petra zimmer

"Allnex entscheidet sich für eine Politik, die den Mitarbeiter in den Mittelpunkt des Handelns stellt. SuccessFactors passt dazu, weil sich die Ausgestaltung an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Führungskräfte orientiert.“

Petra Zimmer - Personalleiterin bei Allnex

Optimale Vorgehensweise

Flexso schlug die Implementierung von SAP SuccessFactors aufgrund der klaren Vorteile (personenzentriert, Cloud-Ansatz, leistungsstarke Funktionalität, tolle Anmutung) vor. Allnex entschied sich für Flexso aufgrund des Expertenwissens und des Accelerator for SuccessFactors-Ansatzes: eine Multifunktionslösung mit optimalen Verfahren für eine Vielzahl von Prozessen und Themen. Da es bei allnex nicht viele globale Personalprozesse gab, war man bestrebt, sich den Standardpraktiken anzupassen. „Wir wollten die SAP SuccessFactors-Einrichtung relativ schlank halten, die Geschäftsprozesse nach optimalen Verfahren anpassen und Lokalisierungen begrenzen, denn das beschleunigt den Fortschritt und sichert die Agilität“, erklärt Lieve Vanderhaeghe. „Je komplizierter man es gestaltet, desto mehr Wartung ist nötig.“

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Change Management zur Maximierung der Benutzerakzeptanz

Dank der optimalen Vorgehensweise waren die Module HR Core (Employee Central) und Recruiting in nur acht Monaten in allnex-Ländern weltweit einsatzbereit. Nur vier Monate später waren die Module Compensation und Performance live und auch die Module Onboarding und Learning sind im Einsatz.

Allnex successfactors change management

Während der Implementierungsprozess reibungslos verlief, war der Bedarf an angemessener Vorbereitung und umfassendem Change Management hoch. Allnex investierte viel in hochwertige Kommunikation, Webinare und Change-Management-Initiativen, um die Benutzerakzeptanz und die Nutzung von Self-Service-Apps und -Tools zu maximieren. „Die neue Lösung bietet Vorteile für das Personalwesen, die Führungskräfte sowie für jeden Mitarbeiter. Das haben wir vom ersten Tag an hervorgehoben“, sagt Lieve Vanderhaeghe. „Um eine weltweite Akzeptanz zu gewährleisten, haben wir Personalverantwortliche in Workshops zusammengebracht, um ihre Meinung zu erfahren und auf ihre Bedürfnisse einzugehen.“

Lektionen, die das allnex-Team während des Projekts gelernt hat

  • Planen Sie Ihr Vorgehen sorgfältig, gewinnen Sie das Engagement der Führung und legen Sie klare Ziele und Prioritäten fest.
  • Planen Sie vorausschauend: Beginnen Sie frühzeitig mit der Datenkonvertierung, da es einige Zeit dauert, Ihre historischen Daten in das neue HRIS zu laden.
  • Unterschätzen Sie nicht die Notwendigkeit von Change Management. Fangen Sie früh an.
  • Setzen Sie Ihre besten Leute für Ihr Personalumwandlungsprojekt ein – und stellen Sie immer genügend Personal und Projektkompetenz zur Verfügung, um sie zu unterstützen.

Förderung von erstklassigem Personalwesen ohne Grenzen

Heute tragen die Mitarbeiter des Personalwesens von allnex globale Verantwortung und genießen die Vorteile von schlanken Prozessen und Self-Service-Tools. Anstatt Daten aus vielen verschiedenen regionalen Gehaltsabrechnungssystemen konsolidieren zu müssen, kann nun mit einem Klick der Personalbestand ermittelt werden. Mehr noch: Die Geschwindigkeit, mit der personalrelevante Informationen den Führungskräften zur Verfügung stehen, hat sich enorm erhöht. Manager können nun selbstständig Datensätze aus den zu analysierenden Personalkennzahlen benutzerfreundlich und automatisiert generieren.

Darüber hinaus wurden die vielen unterschiedlichen, regionalen Rekrutierungs- und Auswahlprozesse durch einen globalen Prozess ersetzt, und der Konzern hat sein Leistungsmanagement länderübergreifend harmonisiert. Die Geschäftspartner der Personalabteilung richten nun länderübergreifende Kalibrierungssitzungen ein, um die Ergebnisse der Mitarbeiterbeurteilung aus einer internationalen Perspektive zu diskutieren. Dies hilft der dem Personalmanagement sehr, den Ruf nach mehr strategischer Personalarbeit zu beantworten.

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